Paie au Royaume-Uni : PAYE, National Insurance et RTI expliqués

Ce que sont réellement le PAYE, la National Insurance et le RTI

Pay As You Earn (PAYE) est le système par lequel HMRC collecte l'impôt sur le revenu et la National Insurance sur les salaires avant que le salarié ne soit payé — c'est la raison pour laquelle la plupart des actifs britanniques ne déposent jamais de déclaration pour leur salaire. La National Insurance l'accompagne sous la forme de deux prélèvements distincts : l'un retenu sur le salarié, l'autre payé par l'employeur en sus du salaire brut. Le Real Time Information (RTI) est la façon dont vous dites à HMRC ce que vous avez fait — une transmission électronique envoyée au plus tard le jour de paie, et non une déclaration unique en fin d'année.

Si vous payez qui que ce soit, vous êtes dans ce système, y compris si vous vous payez vous-même comme dirigeant unique de votre propre société. Les obligations sont les mêmes avec un salarié qu'avec cinquante : s'enregistrer auprès de HMRC, calculer correctement le passage du brut au net, déclarer chaque paie sous RTI, gérer les cotisations de retraite, et payer HMRC pour le 22 du mois suivant.

Ce guide couvre 2026/27 — les taux applicables du 6 avril 2026 au 5 avril 2027.

S'enregistrer comme employeur auprès de HMRC

Enregistrez-vous avant la première paie, pas après. Vous ne pouvez pas envoyer de FPS sans la PAYE reference et l'Accounts Office reference que produit l'enregistrement, celui-ci prend plusieurs jours ouvrés, et HMRC vous laisse vous enregistrer jusqu'à deux mois à l'avance.

Vous devez vous enregistrer dès que l'une de ces situations concerne une personne que vous payez :

• Elle gagne au moins la Lower Earnings Limit, même si aucun impôt ni aucune National Insurance n'est effectivement dû
• Elle a un autre emploi, ou perçoit une pension
• Elle reçoit des avantages en nature ou des remboursements de frais au titre de son emploi
• Vous nommez un dirigeant — y compris vous-même

Une société qui verse 1 000 £ par mois à son unique dirigeant est au-dessus du Secondary Threshold et se situe pleinement dans le PAYE. « Je ne paie que moi-même » n'est pas une exonération.

Si vous payez tout le monde une fois par an au cours du même mois fiscal, vous pouvez demander à HMRC de traiter le schéma comme annuel — mais les schémas annuels perdent la tolérance qui excuse un premier dépôt tardif.

Les codes fiscaux PAYE expliqués

Un code fiscal indique à la paie quel montant de rémunération non imposable accorder à une personne pour chaque période. Une erreur et votre salarié se retrouve surtaxé pendant des mois, ou avec une facture qu'il n'attendait pas. Le nombre correspond au montant non imposable amputé de son dernier chiffre ; la lettre décrit la situation.

Un code K fonctionne à l'envers : au lieu de soustraire une rémunération non imposable, il ajoute un montant notionnel à la rémunération imposable, si bien que K475 ajoute environ 4 750 £ par an. Une limite réglementaire empêche le PAYE de prélever plus de 50 % du salaire brut sur une période donnée.

Un code d'urgence est un 1257L sur une base week 1 / month 1, affiché W1, M1 ou X. Il accorde l'abattement périodique complet mais ignore tout ce qui a été gagné plus tôt dans l'année : il ne rattrape donc jamais et ne rembourse jamais. Il reste en place jusqu'à ce que HMRC émette un code cumulatif par un avis P6.

Le préfixe S signale un contribuable écossais et le C un contribuable gallois, attribués par HMRC d'après l'adresse du salarié. Le suffixe M signifie que le salarié a reçu la Marriage Allowance, le N qu'il l'a transférée. Ne modifiez jamais un code parce qu'un salarié le demande — seuls un avis P6 ou P9, ou un P45 de l'année en cours, font autorité.

Taux et seuils de National Insurance pour 2026/27

Les salariés paient 8 % entre le Primary Threshold et l'Upper Earnings Limit, puis 2 % au-delà. Les employeurs paient 15 % sur toute la rémunération au-dessus du Secondary Threshold, sans plafond.

C'est le Secondary Threshold qui piège les nouveaux employeurs. À 5 000 £ par an, il se situe très en dessous des 12 570 £ du salarié : l'entreprise paie donc 15 % sur une tranche de rémunération qui ne coûte rien au salarié. La Class 1A sur les avantages en nature et la Class 1B sur les PAYE Settlement Agreements sont toutes deux à 15 %.

Chaque salarié a aussi besoin d'une lettre de catégorie, qui détermine si ces taux s'appliquent intégralement. Voici celles qu'un petit employeur est le plus susceptible de rencontrer.

Les lettres H, M, Z et V réduisent ou suppriment la NI employeur jusqu'au seuil supérieur applicable ; elles ne changent rien à ce que paie le salarié. Laisser une personne de 20 ans en lettre A au lieu de M revient à payer 15 % de NI employeur que vous ne deviez pas.

L'Employment Allowance, et le piège du dirigeant unique

L'Employment Allowance s'élève à 10 500 £ pour 2026/27. Elle réduit votre facture de Class 1 secondaire employeur jusqu'à épuisement — ce n'est pas un versement en espèces, simplement l'absence de NI employeur à payer tant que l'allocation n'est pas consommée.

Les entreprises, les associations caritatives et les clubs sportifs amateurs peuvent la demander. La restriction liée à une charge de 100 000 £ l'année précédente a été supprimée à compter d'avril 2025 : la taille n'est donc plus un obstacle.

L'exclusion qui continue de piéger est la règle du dirigeant unique. Une société ne peut pas la demander si le seul salarié payé au-dessus du Secondary Threshold est un dirigeant : une société unipersonnelle qui se verse 30 000 £ n'obtient donc rien. Ajoutez un second salarié gagnant plus de 5 000 £ et l'allocation devient intégralement disponible.

La demande passe par un EPS et doit être renouvelée chaque année fiscale. Elle ne se reporte pas, et un renouvellement oublié est un trop-payé silencieux pouvant atteindre 10 500 £. Si c'est l'arbitrage entre salaire et dividendes que vous pesez, notre calculateur de dividendes modélise le compromis.

Un exemple chiffré du brut au net pour 2026/27

Prenons un salarié à 36 000 £ par an, payé 3 000 £ par mois, code fiscal 1257L cumulatif, catégorie NI A, un prêt étudiant Plan 2, et affilié à une retraite d'entreprise sous un net pay arrangement au minimum légal. Déroulez dans l'ordre, car l'ordre change le résultat.

1. 1La retraite d'abord. Les gains qualifiés sont de 3 000 £ moins la limite basse mensuelle de 520 £, soit 2 480 £. Les 5 % du salarié font 124,00 £, prélevés sur le brut avant impôt.
2. 2Puis l'impôt sur le revenu. La rémunération soumise à l'impôt est de 2 876,00 £. Un douzième de l'abattement personnel vaut 1 047,50 £, laissant 1 828,50 £ imposables à 20 % — 365,70 £.
3. 3Puis la National Insurance, calculée sur le salaire brut et non réduite par une retraite en net pay arrangement. 3 000 £ moins le Primary Threshold mensuel de 1 048 £ font 1 952 £, à 8 % — 156,16 £.
4. 4Puis le prêt étudiant. Le seuil Plan 2 de 29 385 £ représente 2 448,75 £ par mois. 3 000 £ moins ce montant font 551,25 £, à 9 % soit 49,61 £, arrondi à la livre inférieure — 49 £.

La part employeur n'apparaît jamais sur le bulletin. La NI employeur porte sur 3 000 £ moins le Secondary Threshold mensuel de 417 £, soit 2 583 £ à 15 % — 387,45 £. La retraite employeur représente 3 % de 2 480 £ — 74,40 £. Le coût réel de ce salarié est de 3 461,85 £ par mois, soit 41 542,20 £ par an pour un salaire de 36 000 £.

387,45 £ de NI employeur par mois font 4 649,40 £ sur l'année — confortablement dans les 10 500 £ de l'Employment Allowance, si bien qu'un employeur éligible n'en paie rien.

Real Time Information : ce que contiennent un FPS et un EPS

Le RTI comporte deux déclarations, qui font des choses différentes.

Un Full Payment Submission (FPS) déclare une paie et est dû au plus tard le jour où vous payez, et non en fin de mois. Chacun porte, par salarié : nom, numéro de National Insurance, adresse et date de naissance ; le code fiscal et son caractère cumulatif ou non ; la date de paiement et la périodicité ; la rémunération imposable et l'impôt pour la période et depuis le début de l'année ; la lettre de catégorie NI et la ventilation des gains entre les tranches Lower Earnings Limit, Primary Threshold et Upper Earnings Limit ; la NI salarié et employeur ; les retenues de prêt étudiant ; les cotisations de retraite ; les prestations légales ; les indicateurs d'entrée et de sortie ; et les heures travaillées.

Un Employer Payment Summary (EPS) déclare ce qui réduit votre dette, ou l'absence pure et simple de paie. Il est dû pour le 19 du mois fiscal suivant et couvre la récupération et la compensation des prestations légales ; les retenues CIS subies par un sous-traitant en société — voir notre guide des retenues CIS ; votre demande d'Employment Allowance ; une déclaration d'absence de paiement pour la période ; et toute période d'inactivité pouvant aller jusqu'à douze mois.

Vous envoyez un FPS chaque fois que vous payez quelqu'un, et un EPS uniquement lorsqu'il y a quelque chose à dire. Mais si vous n'avez payé personne au cours d'un mois fiscal et que vous n'envoyez rien du tout, HMRC y lit un défaut de déclaration : un EPS à zéro n'est pas facultatif.

Entrées, sorties et retenues de prêt étudiant

Quand une personne arrive avec un P45 de l'année fiscale en cours, utilisez le code et les cumuls annuels qui y figurent. Si le P45 provient d'une année antérieure, les chiffres sont périmés : utilisez alors le code sur une base week 1 / month 1.

Sans P45, utilisez le starter checklist de HMRC. Le salarié choisit l'une des trois déclarations, et cette déclaration fixe le code :

• Déclaration A — premier emploi depuis le 6 avril, aucun autre revenu : 1257L cumulatif
• Déclaration B — seul emploi actuel, mais il en a eu un autre depuis le 6 avril : 1257L week 1 / month 1
• Déclaration C — il a un autre emploi ou une pension : BR

Ni P45 ni questionnaire signifie 0T week 1 / month 1, ce qui fait généralement apparaître les documents manquants. Déclarez l'entrée sur votre premier FPS avec la date de début et la déclaration ; HMRC envoie un P6 s'il n'est pas d'accord.

Le questionnaire recueille également le plan de prêt étudiant.

Un salarié peut relever d'un plan et d'un prêt postgraduate en même temps, auquel cas les deux retenues s'appliquent. Ne devinez jamais le plan — prenez-le sur le questionnaire, le P45 ou un avis SL1, et n'arrêtez la retenue que sur un SL2.

Pour un départ, portez la date de sortie sur le dernier FPS et éditez le P45 depuis la paie. Ne l'envoyez pas séparément à HMRC ; c'est le FPS qui fait office de déclaration. Tout ce qui est versé après l'émission du P45 passe en 0T week 1 / month 1, signalé comme paiement après départ.

Les prestations légales, et ce que vous pouvez récupérer

C'est sur la récupération que les employeurs perdent discrètement de l'argent, faute de la demander. Le Statutory Sick Pay n'est pas récupérable du tout — le Percentage Threshold Scheme a été supprimé en 2014, et le SSP est un coût sec pour l'entreprise.

Les prestations liées à la famille, c'est différent. La plupart des employeurs récupèrent 92 % des indemnités légales de maternité, de paternité, d'adoption, de congé parental partagé et de congé de deuil parental. Si votre total de National Insurance Class 1 de l'année fiscale précédente était de 45 000 £ ou moins, le Small Employers' Relief s'applique et vous récupérez 100 % plus 9 % de compensation, soit 109 %. Ce taux de compensation est passé de 3 % à 9 % le 6 avril 2026 : vérifiez donc les paramètres de votre logiciel de paie s'ils ont été configurés avant cette date.

La demande se fait sur un EPS, et elle réduit le PAYE que vous reversez ce mois-là plutôt que d'arriver sous forme de remboursement.

L'auto-enrolment en pratique

Les obligations de retraite commencent le jour où votre premier salarié prend son poste. Il n'y a ni délai de carence ni effectif minimum.

Vous devez évaluer chaque travailleur, à chaque période de paie, car la catégorie d'une personne change dès que son âge ou sa rémunération évolue :

• Eligible jobholder — de 22 ans à l'âge de la retraite, gagnant plus que le seuil de déclenchement de 10 000 £. Affiliation automatique et cotisation employeur.
• Non-eligible jobholder — bon âge mais sous le seuil de déclenchement, ou au-dessus mais âgé de 16 à 21 ans ou au-delà de l'âge de la retraite. Ils peuvent adhérer, et vous devez cotiser s'ils le font.
• Entitled worker — gagnant moins que la limite basse de 6 240 £. Ils peuvent demander à adhérer, mais vous n'êtes pas tenu de cotiser.

Le report (postponement) décale l'évaluation de trois mois au maximum, ce qui aide pour le personnel de courte durée. Il ne supprime pas l'obligation : vous devez émettre un avis de report, et si le travailleur demande à adhérer pendant cette période, vous devez l'affilier quand même.

Les cotisations représentent 8 % des gains qualifiés au total, dont l'employeur doit payer au moins 3 %. Les gains qualifiés pour 2026/27 correspondent à la tranche comprise entre 6 240 £ et 50 270 £ — de 520 £ à 4 189 £ par mois. Lorsque l'employeur ne verse que le minimum de 3 %, le salarié complète les 5 % restants, ce qui, dans un régime relief at source, représente 4 % prélevés sur le net plus 1 % ajouté par HMRC au titre de l'avantage fiscal.

Trois obligations sont faciles à oublier. Un salarié affilié peut se retirer dans un délai d'un mois et doit être intégralement remboursé. Vous devez déposer une declaration of compliance auprès de The Pensions Regulator dans les cinq mois suivant la date de début de vos obligations. Et tous les trois ans, vous devez réaffilier toutes les personnes qui s'étaient retirées et qui remplissent encore les conditions, puis redéclarer.

La National Insurance des dirigeants

Les dirigeants ont une période de rémunération annuelle quelle que soit la fréquence réelle de leur paie : la NI se calcule donc sur des seuils annuels plutôt que mensuels.

Selon la méthode annuelle, dite standard, un dirigeant ne paie aucune NI tant que sa rémunération cumulée n'a pas dépassé 12 570 £, puis 8 % jusqu'à 50 270 £, puis 2 %. Un dirigeant à 4 000 £ par mois ne paie rien pendant trois mois, puis subit une retenue importante au quatrième. C'est correct, mais cela surprend.

La méthode alternative calcule la NI sur chaque versement comme si le dirigeant était un salarié ordinaire, puis procède à un recalcul annuel sur la dernière période de paie pour aboutir au même total. La trésorerie est plus régulière ; le chiffre de fin d'année est identique. Vous choisissez par dirigeant en début d'année et vous ne pouvez pas changer en cours d'année.

La NI employeur suit la même logique face au Secondary Threshold annuel de 5 000 £, et un dirigeant nommé en cours d'année bénéficie d'un seuil calculé au prorata des semaines fiscales restantes. Une paie limitée aux dirigeants ne peut pas prétendre à l'Employment Allowance : ces 15 % sont donc un coût réel — l'une des raisons pour lesquelles les dirigeants-propriétaires arbitrent entre salaire et dividendes et règlent le solde via le self assessment.

Avantages en nature, P11D et payrolling

Tout ce qui a de la valeur et qui est accordé à un salarié au-delà de la rémunération en espèces constitue probablement un avantage imposable : voitures de fonction, carburant, couverture médicale privée, prêts sans intérêt supérieurs à 10 000 £, abonnements en salle de sport.

La voie traditionnelle est un P11D par salarié bénéficiaire d'avantages, plus un P11D(b) déclarant la charge de Class 1A de l'employeur, tous deux dus pour le 6 juillet suivant la fin de l'année fiscale. La Class 1A est à 15 % pour 2026/27, payable pour le 19 juillet, ou le 22 juillet par voie électronique.

Le payrolling des avantages est préférable lorsqu'il vous est ouvert : enregistrez-vous auprès de HMRC avant le début de l'année fiscale, puis imposez l'avantage via la paie à chaque période. Le salarié paie au fil de l'eau plutôt que par un code modifié l'année suivante, et vous abandonnez le P11D pour ces avantages — même si le P11D(b) reste à déposer.

La déclaration des avantages en nature via le RTI devient obligatoire à compter du 6 avril 2027 dans une première phase, la plupart des avantages restants suivant en avril 2028, les prêts et le logement demeurant facultatifs pour l'instant. Le démarrage initialement prévu en avril 2026 a été reporté. Si vous accordez des avantages, 2026/27 est l'année pour mettre le payrolling en place pendant qu'il est encore facultatif.

Fin d'année, échéances de paiement et pénalités

Si votre charge mensuelle moyenne de PAYE et de NI est inférieure à 1 500 £, vous pouvez convenir d'un paiement trimestriel. Notre calendrier des échéances fiscales place ces dates aux côtés de celles de la TVA et de la Corporation Tax.

Les pénalités de dépôt tardif sont mensuelles et augmentent avec la taille du schéma :

Le premier dépôt tardif d'une année fiscale n'est pas sanctionné — sauf si vous vous êtes enregistré comme schéma annuel, auquel cas il l'est. Les pénalités sont émises trimestriellement : un relâchement en avril ressurgit donc sous forme de facture en juillet. Le paiement tardif du PAYE entraîne des pénalités distinctes, qui augmentent avec le nombre de défauts dans l'année, plus des intérêts.

Comment Marchant s'intègre à la paie britannique

Marchant n'effectue pas le calcul de paie et ne transmet pas le RTI. La paie britannique passe par une synchronisation BrightPay : BrightPay gère le bulletin, le calcul du brut au net et la transmission du FPS à HMRC, puis Marchant prend le relais :

1. 1Les bulletins et les écritures de paie remontent automatiquement dans votre grand livre
2. 2Les coûts salariaux apparaissent dans votre P&L sans ressaisie
3. 3Les écritures de retraite et de NI restent liées au bulletin qui les a générées

Résultat : la paie et la comptabilité restent rapprochées sans rituel mensuel d'export-import — vous gardez un outil de paie spécialisé pour la transmission, et vos comptes restent à jour. Les 3 461,85 £ de coût mensuel de l'exemple ci-dessus, ce sont un chiffre de brut, un chiffre de NI employeur et un chiffre de retraite employeur, chacun ayant sa place ailleurs dans les comptes.

Les intégrations de paie française et allemande sont sur la feuille de route, et la comptabilité de paie française et allemande fait partie du lancement 2028 plutôt que de ce que Marchant couvre aujourd'hui. Consultez notre guide comptable transfrontalier pour voir ce qu'un seul espace de travail couvre, lisez ce que comprend le produit britannique, voyez comment Marchant se compare à QuickBooks, et commencez un essai gratuit pour connecter votre comptabilité.