Comment déposer une déclaration de TVA via Making Tax Digital
Déposer une déclaration de TVA sous Making Tax Digital suppose trois choses : des registres de TVA tenus sous forme numérique, un logiciel compatible MTD autorisé à dialoguer avec HMRC via votre compte Government Gateway, et une transmission avant l'échéance — un mois calendaire et 7 jours après la fin de votre période de TVA. Le logiciel envoie les chiffres des neuf cases par l'API MTD et vous renvoie un accusé de réception assorti d'une référence de soumission.
Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est saisir ces chiffres dans l'ancien formulaire de TVA en ligne de HMRC. HMRC a fermé cette voie aux déclarants mensuels et trimestriels en novembre 2022. Sauf exonération formelle, la déclaration doit arriver par un logiciel.
La mécanique est simple. Ce qui piège les entreprises, c'est tout ce qui l'entoure : ce qu'un « registre numérique » signifie juridiquement, pourquoi recopier un chiffre pourtant exact d'un tableur à un autre peut enfreindre les règles, et pourquoi une déclaration tardive est sanctionnée d'une manière totalement différente d'un paiement tardif.
À qui s'applique MTD for VAT — et le mythe des 85 000 £
MTD for VAT s'applique à toute entreprise immatriculée à la TVA, quel que soit son chiffre d'affaires. Il n'existe aucun critère de chiffre d'affaires. Si vous détenez un numéro de TVA, vous êtes dans le champ.
C'est l'erreur la plus répétée au sujet de ce régime. Au lancement de MTD for VAT en avril 2019, seules les entreprises dont le chiffre d'affaires taxable dépassait 85 000 £ étaient concernées, ce qui laissait de côté les entreprises immatriculées volontairement. Ce seuil d'entrée a été supprimé en avril 2022. Depuis, l'immatriculation seule constitue le critère.
Deux autres chiffres sont souvent confondus avec lui :
| Chiffre | Montant | Ce qu'il fait réellement |
|---|---|---|
| Seuil d'immatriculation à la TVA | 90 000 £ | Vous devez vous immatriculer dès que le chiffre d'affaires taxable sur 12 mois glissants dépasse ce montant |
| Seuil de radiation de la TVA | 88 000 £ | Vous pouvez demander votre radiation si le chiffre d'affaires passe en dessous |
| Seuil d'entrée dans MTD for VAT | aucun | Supprimé en avril 2022 — l'immatriculation seule vous place dans le champ |
Un consultant immatriculé volontairement avec 40 000 £ de chiffre d'affaires est pleinement soumis à MTD, avec les mêmes obligations de registres numériques et de liens numériques qu'un grossiste à 5 millions de £. Si vous êtes proche du seuil d'immatriculation, notre guide des seuils d'immatriculation à la TVA détaille les tests glissant et prévisionnel, et le calculateur de TVA se charge de l'arithmétique.
MTD for VAT est un régime distinct de MTD for Income Tax, qui se déploie progressivement à partir d'avril 2026 selon le niveau de revenus. Être dans l'un ne vous place pas dans l'autre.
Ce qui compte juridiquement comme registre numérique
« Tenir des registres numériques » ne veut pas dire scanner vos factures. Cela veut dire détenir un ensemble précis de données sous une forme lisible par un logiciel, tenu à jour au fil de votre activité.
Les données d'identification, saisies une seule fois : raison sociale, établissement principal, numéro de TVA et régimes de TVA que vous utilisez.
Pour chaque opération que vous réalisez :
- La date du fait générateur (le tax point, et non la date d'envoi de la facture)
- La valeur de l'opération, hors TVA
- Le taux de TVA appliqué
Pour chaque opération que vous recevez :
- La date du fait générateur
- La valeur de l'opération, y compris la TVA que vous ne pouvez pas récupérer
- Le montant de TVA amont que vous allez déduire
Le compte de TVA est le pont entre vos registres et votre déclaration. Il porte la TVA collectée due, la TVA amont déductible, et chaque ajustement ou correction ayant écarté le chiffre d'une case du total brut des transactions.
Deux points sont largement mal compris. D'abord, l'image de la facture elle-même n'a pas à être numérique — des factures d'achat papier dans un classeur conviennent, à condition que les données de la transaction soient saisies dans un logiciel. Ensuite, HMRC autorise de véritables simplifications : les détaillants sous régime de vente au détail peuvent enregistrer les recettes brutes journalières plutôt que chaque vente, une facture couvrant plusieurs taux de TVA peut être enregistrée en une écriture par taux, et une note de frais salarié peut se résumer à un total unique. Émettre vos ventes depuis un outil de facturation plutôt qu'un traitement de texte élimine l'essentiel du problème à la source, car le fait générateur, la valeur nette et le taux sont saisis au moment même de la création de la facture.
Les liens numériques : la règle qui casse discrètement la conformité
Une fois les données entrées dans vos registres numériques, chaque déplacement ultérieur doit passer par un lien numérique jusqu'à leur arrivée chez HMRC. Un lien numérique est tout transfert de données entre programmes, produits ou applications qui s'effectue sans intervention manuelle.
Les liens numériques acceptables comprennent :
- Les cellules et formules liées au sein d'un tableur ou entre plusieurs tableurs
- L'envoi d'un tableur par e-mail à un expert-comptable qui l'importe dans son logiciel
- La remise d'une clé USB contenant le fichier de données
- L'import et l'export de fichiers XML, CSV ou similaires
- Un appel d'API entre deux systèmes
- Le transfert automatisé depuis une caisse, une plateforme e-commerce ou un flux bancaire
Le copier-coller n'est pas un lien numérique. La ressaisie non plus. HMRC a toléré les deux pendant une période d'atterrissage en douceur qui a pris fin le 1er avril 2021. C'est l'échec classique : une entreprise exporte ses ventes depuis sa plateforme e-commerce, copie le total dans un onglet de synthèse, puis copie celui-ci dans la feuille de transition. Le chiffre est juste, la déclaration est exacte, et la chaîne est malgré tout rompue. Un contrôle de conformité regarde comment le chiffre a circulé, et pas seulement s'il était correct.
La règle mord le plus fort là où deux ou trois systèmes n'ont jamais été conçus pour se parler — une caisse, un tableur d'ajustements manuels, un logiciel comptable. Chaque saut entre eux exige un lien.
### Quand un logiciel de transition est acceptable, et quand il ne l'est pas
Le logiciel de transition est légitime : une petite application qui lit les chiffres des neuf cases dans un tableur et les transmet à HMRC. Les tableurs n'ont jamais été interdits.
Cela fonctionne lorsque le tableur contient l'intégralité des registres numériques décrits ci-dessus et que le pont récupère les chiffres des cases depuis des cellules nommées via un lien numérique.
Cela échoue lorsque le tableur est alimenté par ressaisie de chiffres provenant d'un autre système, lorsque les totaux des cases sont tapés à la main dans le pont, ou lorsque le tableur n'est qu'une synthèse et que le détail réel se trouve dans un registre papier. La transmission aboutit quand même — l'API de HMRC accepte les chiffres — mais les obligations de tenue de registres ne sont pas remplies, et cela ne ressort qu'à l'occasion d'un contrôle de conformité.
Inscription et autorisation de votre logiciel
La plupart des entreprises ne s'inscrivent plus séparément : HMRC a migré vers MTD les dernières entreprises immatriculées à la TVA au cours de 2022, et les nouvelles immatriculations sont enrôlées automatiquement. Vérifiez votre compte fiscal professionnel en cas de doute.
Autoriser votre logiciel est en revanche une étape bien réelle, et elle se répète :
- 1Ouvrez la section TVA de votre logiciel et lancez la connexion à HMRC
- 2Vous êtes redirigé vers la page de connexion de HMRC — saisissez-y votre identifiant et votre mot de passe Government Gateway, jamais dans le logiciel
- 3Effectuez la vérification en deux étapes de HMRC
- 4Accordez au logiciel l'autorisation de lire vos obligations de TVA et de transmettre vos déclarations
- 5Vous revenez dans le logiciel, qui confirme le numéro de TVA auquel il est connecté
Cette autorisation dure 18 mois, puis expire et doit être accordée à nouveau. Un nombre surprenant de dépôts tardifs s'explique par une autorisation expirée découverte le jour de l'échéance. Si votre comptable dépose pour vous, il se connecte via son agent services account et vous l'autorisez une fois comme mandataire.
Vérifiez le numéro de TVA affiché après la connexion. Les entreprises qui gèrent plusieurs entités autorisent parfois la mauvaise et déposent sur la mauvaise immatriculation — une erreur qu'il faut ensuite démêler directement avec HMRC.
Déposer votre déclaration de TVA : étape par étape
- 1Clôturez la période. Comptabilisez tout ce dont le fait générateur tombe dans la période, y compris les factures fournisseurs arrivées en retard.
- 2Rapprochez la banque. Les écritures non rapprochées sont la source habituelle de TVA amont oubliée et de ventes en double.
- 3Vérifiez les cas particuliers. Frais de réception clients (exclus du droit à déduction), achats de véhicules (généralement exclus), carburant et frais kilométriques, achats en autoliquidation, et tout ce qui est à taux zéro ou exonéré plutôt qu'au taux normal.
- 4Passez en revue les neuf cases par rapport au trimestre précédent. Une case qui bouge de 40 % sans raison commerciale évidente traduit généralement une erreur d'imputation, pas une tendance.
- 5Comptabilisez les ajustements — fuel scale charges, exonération partielle, dégrèvement pour créances irrécouvrables de plus de six mois — dans le compte de TVA, et non en écrasant le chiffre d'une case.
- 6Transmettez via le logiciel et conservez l'accusé de réception HMRC ainsi que la référence de soumission.
- 7Payez séparément. Déposer ne paie pas. Le prélèvement automatique est encaissé environ trois jours ouvrés après l'échéance de dépôt ; sinon, c'est à vous d'initier le paiement pour qu'il soit crédité à temps.
L'échéance, pour la déclaration comme pour le paiement, est fixée à un mois calendaire et 7 jours après la fin de la période de TVA — un trimestre clos le 30 juin est dû au 7 août. Les entreprises en comptabilité annuelle ou en acomptes suivent d'autres dates ; le calendrier des échéances fiscales britanniques les recense.
Les neuf cases d'une déclaration de TVA, expliquées
| Case | Ce qu'on y porte |
|---|---|
| 1 | TVA due sur les ventes et autres opérations en aval de la période |
| 2 | TVA due sur les acquisitions de biens réalisées en Irlande du Nord depuis des États membres de l'UE |
| 3 | Total de TVA due — case 1 plus case 2 |
| 4 | TVA récupérée sur les achats et autres opérations en amont, y compris les acquisitions en Irlande du Nord |
| 5 | TVA nette à payer ou à récupérer — différence entre la case 3 et la case 4 |
| 6 | Valeur totale des ventes et de toutes les autres opérations en aval, hors TVA |
| 7 | Valeur totale des achats et de toutes les autres opérations en amont, hors TVA |
| 8 | Valeur totale des biens expédiés d'Irlande du Nord vers des États membres de l'UE |
| 9 | Valeur totale des biens acquis en Irlande du Nord depuis des États membres de l'UE |
Les cases 2, 8 et 9 sont à zéro pour la plupart des entreprises situées hors d'Irlande du Nord. Les cases 3 et 5 sont calculées, donc remplies par le logiciel.
Les cases que l'on se trompe sont les 6 et 7. La case 6 ne se limite pas à vos ventes au taux normal — les opérations au taux normal, au taux réduit, à taux zéro et exonérées y figurent toutes. Un libraire dont toutes les ventes sont à taux zéro déclare chaque livre sterling en case 6 avec zéro en case 1. La case 7 couvre de même tous les achats, y compris ceux à taux zéro, exonérés et exclus du droit à déduction, et pas seulement ceux sur lesquels vous avez récupéré la TVA. Toutes deux excluent les salaires, le PAYE, la National Insurance, les dividendes et les remboursements d'emprunt, car aucun d'eux n'est une opération.
Exemple chiffré : un trimestre de bout en bout
Un détaillant d'articles pour la maison en comptabilité d'engagement normale, trimestre de TVA clos le 30 juin 2026.
Ventes : biens au taux normal 48 000 £ HT, TVA à 20 % = 9 600 £ ; vêtements pour enfants à taux zéro 9 000 £ HT, TVA 0 £.
Achats : stocks et frais généraux au taux normal 21 300 £ HT avec 4 260 £ de TVA récupérable ; stocks à taux zéro et assurance exonérée 4 700 £ HT ; frais de réception clients 500 £ HT avec 100 £ de TVA exclue du droit à déduction.
| Case | Montant |
|---|---|
| 1 | 9 600 £ |
| 2 | 0 £ |
| 3 | 9 600 £ |
| 4 | 4 260 £ |
| 5 | 5 340 £ à payer |
| 6 | 57 000 £ |
| 7 | 26 500 £ |
| 8 | 0 £ |
| 9 | 0 £ |
Les frais de réception apparaissent tout de même en case 7 pour leurs 500 £ HT alors qu'aucune part de leur TVA n'atteint la case 4, et les vêtements à taux zéro portent la case 6 à 57 000 £ sans rien ajouter à la case 1. La déclaration comme les 5 340 £ sont dus au 7 août 2026.
Supposons maintenant que la déclaration soit déposée à temps mais que l'argent ne soit payé que le 20 septembre 2026 — 44 jours de retard :
- Jours 1 à 15 (du 8 au 22 août) : aucune pénalité, mais les intérêts courent
- Première pénalité : 3 % des 5 340 £ restant dus au jour 15, plus 3 % des 5 340 £ encore dus au jour 30 = 320,40 £
- Seconde pénalité : à partir du jour 31, courant quotidiennement à 10 % par an. 5 340 £ x 10 % x 14/365 = 20,48 £
- Intérêts de retard de paiement en plus, du 8 août jusqu'à l'encaissement
Une dette de 5 340 £ payée avec six semaines de retard coûte environ 341 £ avant intérêts. Payer ne serait-ce qu'une partie avant le jour 15, ou obtenir un accord Time to Pay, en supprime l'essentiel.
Comment votre régime de TVA change ce que vous déclarez
Les neuf cases restent les mêmes. Ce qui change, c'est le moment où une transaction compte et la façon dont les chiffres sont construits.
| Régime | Éligibilité | Ce qui change |
|---|---|---|
| Normal (engagement) | Toute entreprise | La TVA est due au fait générateur — en général la date de facture, payée ou non |
| Comptabilité de caisse | Adhésion jusqu'à 1,35 M£ de chiffre d'affaires ; sortie au-delà de 1,6 M£ | La TVA est due quand l'argent circule ; aide la trésorerie et supprime le besoin de dégrèvement pour créances irrécouvrables |
| Flat Rate Scheme | Adhésion jusqu'à 150 000 £ hors TVA ; sortie au-delà de 230 000 £ TVA comprise | Un pourcentage fixe du chiffre d'affaires TVA comprise, sans récupération de TVA amont en règle générale |
| Comptabilité annuelle | Adhésion jusqu'à 1,35 M£ de chiffre d'affaires | Une déclaration par an avec acomptes, due deux mois après la fin de la période |
| Régimes de la marge | Biens d'occasion, art, antiquités, objets de collection | La TVA est due sur la marge, non sur le prix de vente |
Les cases du Flat Rate Scheme se comportent de façon inhabituelle. La case 1 correspond au pourcentage forfaitaire appliqué au chiffre d'affaires brut, TVA comprise. La case 4 est normalement à zéro, à l'exception des immobilisations coûtant plus de 2 000 £ TVA comprise. La case 6 affiche le chiffre d'affaires TVA comprise auquel vous avez appliqué le pourcentage, et non le montant net.
Un cabinet de conseil en management au taux de 14,5 % facture 30 000 £ plus 6 000 £ de TVA sur un trimestre, avec 400 £ de TVA amont sur ses frais généraux :
- Flat Rate : 36 000 £ x 14,5 % = 5 220 £ à payer
- Comptabilité normale : 6 000 £ − 400 £ = 5 600 £ à payer
- Limited cost business à 16,5 % : 36 000 £ x 16,5 % = 5 940 £ à payer
Le régime fait économiser 380 £ par trimestre — jusqu'à ce que le test limited cost business s'applique. Si vos achats de biens représentent moins de 2 % du chiffre d'affaires, ou moins de 1 000 £ par an, vous basculez à 16,5 % et le régime devient moins avantageux que la comptabilité normale. Ce sont les entreprises de services, qui n'achètent presque aucun bien, qui se font prendre. Une remise de 1 % s'applique la première année d'immatriculation.
La comptabilité annuelle supprime trois dépôts mais pas l'obligation de registres numériques — vous tenez toujours vos registres toute l'année et vous déclarez une fois. Les régimes de la marge exigent un livre de stock indiquant le prix d'achat, le prix de vente et la marge par article ; la case 1 porte la TVA sur la marge, la case 6 le prix de vente complet diminué de cette TVA.
Déclaration tardive : comment fonctionne le système de points
L'ancienne default surcharge a disparu. Pour les périodes de TVA débutant le 1er janvier 2023 ou après, chaque déclaration tardive vaut un point de pénalité, et rien n'est facturé tant que vous n'atteignez pas le seuil correspondant à votre périodicité de dépôt.
| Périodicité de dépôt | Seuil de points | Période de conformité pour effacer les points |
|---|---|---|
| Annuelle | 2 | 24 mois |
| Trimestrielle | 4 | 12 mois |
| Mensuelle | 5 | 6 mois |
Au seuil, vous êtes redevable de 200 £, puis de 200 £ supplémentaires pour chaque dépôt tardif suivant tant que vous y restez. Un déclarant trimestriel en retard quatre fois paie 200 £ ; en retard une cinquième fois, 200 £ de plus.
Les points expirent bel et bien. En dessous du seuil, un point isolé tombe environ deux ans après l'échéance à laquelle il se rapporte. Au seuil, ils cessent d'expirer individuellement : vous devez accomplir une période de conformité complète, en déposant chaque déclaration à temps du début à la fin, et régulariser toutes les déclarations en souffrance des 24 mois précédents, avant que le solde ne revienne à zéro.
Deux choses comptent. Une déclaration à zéro reste une déclaration, et la déposer en retard vaut un point exactement comme une déclaration portant 40 000 £. Et le point ne sanctionne que la transmission : déposez à temps mais payez en retard et vous n'aurez aucun point, seulement les pénalités de paiement ci-dessous.
Pénalités et intérêts de paiement tardif
Le retard de paiement est sanctionné séparément et fonctionne en jours de retard, pas en points.
| Jours de retard | Charge |
|---|---|
| 1 à 15 | Aucune pénalité, mais les intérêts courent |
| 16 à 30 | Première pénalité : 3 % du montant restant dû au jour 15 |
| 31 ou plus | 3 % du solde au jour 15, plus 3 % du solde au jour 30 |
| À partir de 31 | Seconde pénalité courant quotidiennement à 10 % par an sur le solde restant dû |
Les intérêts de retard de paiement courent dès le premier jour, en plus des pénalités, au taux de base de la Bank of England majoré de 4 points de pourcentage, jusqu'à l'apurement du solde.
Conséquence pratique : un paiement partiel vaut mieux que rien, car les deux premières pénalités se calculent sur le solde restant dû à ces jours précis. Solder l'essentiel de la dette avant le jour 15 réduit les deux. Un accord Time to Pay aussi — en proposer un et le respecter peut réduire ou supprimer les pénalités, et un accord conclu avant le jour 15 est traité comme si la dette avait été réglée à cette date. Contacter HMRC avant l'échéance vaut bien plus qu'une explication après coup.
Corriger une erreur sur une déclaration de TVA
Une fois transmise, une déclaration ne peut plus être modifiée. La correction se fait de deux façons, selon l'ampleur de l'erreur nette — les sous-déclarations compensées par les sur-déclarations sur toutes les périodes concernées.
| Erreur nette | Méthode |
|---|---|
| Moins de 10 000 £ | Ajustement sur votre prochaine déclaration |
| De 10 000 £ à 50 000 £, et pas plus de 1 % de votre case 6 | Ajustement sur votre prochaine déclaration |
| De 10 000 £ à 50 000 £ mais plus de 1 % de la case 6 | Signalement séparé à HMRC |
| Plus de 50 000 £ | Signalement séparé à HMRC |
| Délibérée, quel qu'en soit le montant | Signalement séparé à HMRC |
Le signalement séparé se fait sur le formulaire VAT652 ou via le service en ligne de correction d'erreurs de HMRC.
Ajuster sur la prochaine déclaration n'est pas la même chose que modifier discrètement un chiffre. Consignez la correction dans votre compte de TVA avec la date, le montant et le motif, puis ajustez la case concernée : une vente de 3 000 £ sous-déclarée le trimestre dernier va en case 1 de ce trimestre au titre d'ajustement, avec une note explicative.
Le délai est de quatre ans à compter de la fin de la période au cours de laquelle l'erreur est survenue. Révéler spontanément une erreur délibérée, plutôt que d'attendre d'être découvert, réduit sensiblement la pénalité appliquée par HMRC.
Exonération, conservation des registres et radiation
L'exonération de MTD est étroite et doit être accordée, non présumée. HMRC peut vous exonérer lorsqu'il n'est pas raisonnablement possible d'utiliser des outils numériques en raison de l'âge, d'un handicap, de l'éloignement géographique ou d'un motif comparable ; lorsque vous faites l'objet d'une procédure d'insolvabilité ; ou lorsque l'entreprise est dirigée exclusivement par des membres pratiquants d'une communauté religieuse dont les convictions sont incompatibles avec la communication électronique. La demande se fait par la ligne d'assistance TVA. Être débordé ou préférer le papier ne sont pas des motifs. Une exonération existante de dépôt de TVA en ligne a été reportée automatiquement.
Conservation. Les registres de TVA doivent être conservés six ans à compter de la fin de la période à laquelle ils se rapportent, et cette obligation survit à la radiation et à la cessation de l'entreprise. Les registres numériques doivent rester lisibles pendant toute cette durée : effectuez donc un export complet chaque fois que vous changez de logiciel — l'accès à un ancien abonnement n'est pas garanti.
Radiation. Vous pouvez vous radier volontairement dès que le chiffre d'affaires taxable passe sous le seuil de 88 000 £, et vous devez le faire si vous cessez de réaliser des opérations taxables ou si l'entreprise cesse. La demande se fait en ligne, généralement sur le formulaire VAT7, puis vous déposez une déclaration finale allant jusqu'à la date d'annulation. Vous devez y acquitter la TVA sur les stocks et actifs encore détenus pour lesquels vous aviez récupéré la TVA, si le total dépasse 1 000 £. Les obligations MTD courent jusqu'à l'annulation effective de l'immatriculation : une déclaration échéant en cours de procédure passe donc encore par un logiciel.
Déposer votre déclaration de TVA avec Marchant
Marchant est conçu pour les entreprises britanniques immatriculées à la TVA et sera lancé en novembre 2026. La déclaration de TVA est pensée pour sortir des registres eux-mêmes plutôt que d'être reconstituée en fin de trimestre : flux bancaires, factures de vente, factures d'achat et notes de frais arrivent dans un grand livre unique, si bien que les données à conserver numériquement sont saisies au fil de l'eau plutôt que recopiées après coup. Cela règle structurellement le problème des liens numériques — pas d'export, pas d'onglet de synthèse, pas de copier-coller, puisque les données ne quittent jamais le système.
L'écran de déclaration de TVA affiche chaque case avec une ventilation par taux et les transactions derrière chaque chiffre : vous vérifiez avant de transmettre, et non après. Le régime de comptabilité d'engagement standard est calculé directement depuis le grand livre ; la comptabilité de caisse et le Flat Rate Scheme peuvent être sélectionnés sur votre espace de travail, mais ne sont pas encore reflétés dans le calcul des cases de la déclaration. La transmission s'appuie sur l'API MTD de HMRC ; notre référencement sur la liste des logiciels reconnus par HMRC est en cours avant le lancement. Pour comparer avec votre solution actuelle, voyez comment Marchant se positionne face à FreeAgent.
Notre vérificateur MTD gratuit vous indique quels régimes MTD vous concernent, et les pages fonctionnalités et tarifs détaillent ce qui est prévu par ailleurs. Si vous êtes également travailleur indépendant ou propriétaire bailleur, notre guide MTD for Income Tax couvre le régime des mises à jour trimestrielles qui démarre en avril 2026.