UK-Lohnabrechnung: PAYE, National Insurance und RTI erklärt

Was PAYE, National Insurance und RTI tatsächlich sind

Pay As You Earn (PAYE) ist das System, mit dem HMRC Einkommensteuer und National Insurance aus dem Lohn einbehält, bevor der Arbeitnehmer bezahlt wird — deshalb geben die meisten britischen Beschäftigten für ihr Gehalt nie eine Steuererklärung ab. National Insurance steht daneben und besteht aus zwei getrennten Belastungen: eine wird dem Arbeitnehmer abgezogen, eine zahlt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttolohn. Real Time Information (RTI) ist der Weg, HMRC mitzuteilen, was Sie getan haben — eine elektronische Übermittlung am oder vor jedem Zahltag, nicht eine einzige Erklärung zum Jahresende.

Wenn Sie irgendjemanden bezahlen, sind Sie in diesem System, auch wenn Sie sich selbst als Alleingeschäftsführer Ihrer eigenen Gesellschaft bezahlen. Die Pflichten sind bei einem Mitarbeiter dieselben wie bei fünfzig: bei HMRC registrieren, Brutto zu Netto korrekt berechnen, jeden Lohnlauf über RTI melden, Rentenbeiträge abwickeln und HMRC bis zum 22. des Folgemonats bezahlen.

Dieser Leitfaden behandelt 2026/27 — die Sätze, die vom 6. April 2026 bis zum 5. April 2027 gelten.

Registrierung als Arbeitgeber bei HMRC

Registrieren Sie sich vor dem ersten Zahltag, nicht danach. Ohne die PAYE-Referenz und die Accounts-Office-Referenz, die bei der Registrierung entstehen, können Sie kein FPS senden; die Registrierung dauert mehrere Werktage, und HMRC lässt Sie bis zu zwei Monate im Voraus registrieren.

Sie müssen sich registrieren, sobald einer dieser Punkte auf jemanden zutrifft, den Sie bezahlen:

• Er verdient mindestens den Lower Earnings Limit, auch wenn tatsächlich weder Steuer noch NI anfällt
• Er hat eine weitere Beschäftigung oder bezieht eine Rente
• Er erhält Sachbezüge oder Aufwandsentschädigungen im Rahmen der Tätigkeit
• Sie bestellen einen Geschäftsführer — auch sich selbst

Eine Gesellschaft, die ihrem einzigen Geschäftsführer 1.000 £ im Monat zahlt, liegt über dem Secondary Threshold und fällt eindeutig unter PAYE. „Ich zahle ja nur mich selbst“ ist keine Befreiung.

Wenn Sie alle einmal im Jahr im selben Steuermonat bezahlen, können Sie HMRC bitten, das Verfahren als Jahresverfahren zu führen — Jahresverfahren verlieren aber die Vergünstigung, die eine erste verspätete Meldung entschuldigt.

PAYE-Steuercodes erklärt

Ein Steuercode sagt der Lohnabrechnung, wie viel steuerfreien Lohn jemand je Periode erhält. Machen Sie ihn falsch, zahlt Ihr Mitarbeiter monatelang zu viel Steuer oder bekommt eine Rechnung, mit der er nicht gerechnet hat. Die Zahl ist der steuerfreie Betrag ohne die letzte Ziffer; der Buchstabe beschreibt die Situation.

Ein K-Code läuft rückwärts: Statt steuerfreien Lohn abzuziehen, addiert er einen fiktiven Betrag zum steuerpflichtigen Lohn, K475 also rund 4.750 £ im Jahr. Eine gesetzliche Obergrenze verhindert, dass PAYE in einer Periode mehr als 50 % des Bruttolohns einbehält.

Ein Notfallcode ist 1257L auf Week-1-/Month-1-Basis, dargestellt als W1, M1 oder X. Er gewährt den vollen Periodenfreibetrag, ignoriert aber alles zuvor im Jahr Verdiente, holt also nie etwas zurück und erstattet nie etwas. Er bleibt, bis HMRC mit einer P6-Mitteilung einen kumulativen Code erteilt.

Das Präfix S kennzeichnet einen schottischen, C einen walisischen Steuerzahler; HMRC setzt es anhand der Adresse des Mitarbeiters. Das Suffix M bedeutet, dass der Mitarbeiter Marriage Allowance erhalten hat, N, dass er sie abgegeben hat. Ändern Sie einen Code nie, weil ein Mitarbeiter darum bittet — nur eine P6- oder P9-Mitteilung oder ein P45 aus dem laufenden Jahr ist eine Grundlage.

National-Insurance-Sätze und -Schwellen für 2026/27

Arbeitnehmer zahlen 8 % zwischen dem Primary Threshold und dem Upper Earnings Limit, darüber 2 %. Arbeitgeber zahlen 15 % auf alle Verdienste über dem Secondary Threshold, ohne Obergrenze.

Der Secondary Threshold ist es, der neue Arbeitgeber überrascht. Mit 5.000 £ im Jahr liegt er weit unter den 12.570 £ des Arbeitnehmers, das Unternehmen zahlt also 15 % auf ein Verdienstband, das den Arbeitnehmer nichts kostet. Class 1A auf Sachbezüge und Class 1B auf PAYE Settlement Agreements betragen beide 15 %.

Jeder Mitarbeiter braucht außerdem einen Kategorie-Buchstaben, der entscheidet, ob diese Sätze in voller Höhe gelten. Das sind die, denen ein kleiner Arbeitgeber am ehesten begegnet.

Die Buchstaben H, M, Z und V mindern oder beseitigen das Arbeitgeber-NI bis zur jeweiligen oberen Schwelle; am Beitrag des Arbeitnehmers ändern sie nichts. Wer einen 20-Jährigen auf Buchstabe A statt M belässt, zahlt 15 % Arbeitgeber-NI, das er nie geschuldet hat.

Employment Allowance und die Falle für Alleingeschäftsführer

Die Employment Allowance beträgt für 2026/27 10.500 £. Sie mindert Ihre sekundäre Class-1-Schuld als Arbeitgeber, bis sie aufgebraucht ist — keine Auszahlung, sondern schlicht kein Arbeitgeber-NI, bis der Freibetrag erschöpft ist.

Unternehmen, gemeinnützige Organisationen und Community Amateur Sports Clubs können sie beanspruchen. Die Beschränkung auf eine Vorjahresschuld von 100.000 £ wurde ab April 2025 aufgehoben, die Größe ist also kein Hindernis mehr.

Die Ausnahme, die weiterhin viele erwischt, ist die Alleingeschäftsführer-Regel. Eine Gesellschaft kann nichts beanspruchen, wenn der einzige über dem Secondary Threshold bezahlte Beschäftigte ein Geschäftsführer ist — eine Ein-Personen-Limited, die sich selbst 30.000 £ zahlt, bekommt also nichts. Kommt ein zweiter Mitarbeiter mit über 5.000 £ Verdienst hinzu, steht der volle Freibetrag zur Verfügung.

Der Anspruch wird über ein EPS geltend gemacht und muss in jedem Steuerjahr erneuert werden. Er wird nicht vorgetragen, und eine vergessene Erneuerung ist eine stille Überzahlung von bis zu 10.500 £. Wenn Sie die Mischung aus Gehalt und Dividende abwägen, bildet unser Dividendenrechner den Kompromiss ab.

Ein Brutto-Netto-Rechenbeispiel für 2026/27

Nehmen wir einen Mitarbeiter mit 36.000 £ im Jahr, 3.000 £ monatlich ausgezahlt, Steuercode 1257L kumulativ, NI-Kategorie A, einem Studienkredit nach Plan 2 und einer betrieblichen Altersvorsorge im Net-Pay-Verfahren mit dem gesetzlichen Mindestbeitrag. Arbeiten Sie es der Reihe nach durch, denn die Reihenfolge verändert das Ergebnis.

1. 1Zuerst die Rente. Die anrechenbaren Verdienste sind 3.000 £ abzüglich der monatlichen Untergrenze von 520 £, also 2.480 £. Die 5 % des Mitarbeiters sind 124,00 £, abgezogen vom Brutto vor Steuer.
2. 2Dann die Einkommensteuer. Der steuerlich maßgebliche Lohn beträgt 2.876,00 £. Ein Zwölftel des Personal Allowance sind 1.047,50 £, es bleiben 1.828,50 £ steuerpflichtig mit 20 % — 365,70 £.
3. 3Dann die National Insurance, berechnet auf den Bruttolohn und nicht durch eine Rente im Net-Pay-Verfahren gemindert. 3.000 £ minus dem monatlichen Primary Threshold von 1.048 £ sind 1.952 £, davon 8 % — 156,16 £.
4. 4Dann der Studienkredit. Die Plan-2-Schwelle von 29.385 £ entspricht 2.448,75 £ im Monat. 3.000 £ minus diesem Betrag sind 551,25 £, davon 9 % sind 49,61 £, abgerundet auf volle Pfund — 49 £.

Die Arbeitgeberseite erscheint nie auf der Lohnabrechnung. Das Arbeitgeber-NI beträgt 3.000 £ abzüglich des monatlichen Secondary Threshold von 417 £, also 2.583 £ mit 15 % — 387,45 £. Der Arbeitgeber-Rentenbeitrag sind 3 % von 2.480 £ — 74,40 £. Die tatsächlichen Kosten dieses Mitarbeiters betragen 3.461,85 £ im Monat oder 41.542,20 £ im Jahr bei einem Gehalt von 36.000 £.

Arbeitgeber-NI von 387,45 £ im Monat sind 4.649,40 £ im Jahr — bequem innerhalb der Employment Allowance von 10.500 £, ein anspruchsberechtigter Arbeitgeber zahlt davon also nichts.

Real Time Information: was ein FPS und ein EPS enthalten

RTI hat zwei Meldungen, und sie haben unterschiedliche Aufgaben.

Ein Full Payment Submission (FPS) meldet einen Lohnlauf und ist am oder vor dem Tag der Zahlung fällig, nicht zum Monatsende. Jedes enthält je Mitarbeiter: Name, National-Insurance-Nummer, Adresse und Geburtsdatum; den Steuercode und ob er kumulativ ist; Zahlungsdatum und Zahlungsrhythmus; steuerpflichtigen Lohn und Steuer für die Periode und kumuliert im Jahr; den NI-Kategorie-Buchstaben und die Aufteilung der Verdienste auf die Bänder Lower Earnings Limit, Primary Threshold und Upper Earnings Limit; Arbeitnehmer- und Arbeitgeber-NI; Studienkredit-Abzüge; Rentenbeiträge; gesetzliche Lohnfortzahlungen; Kennzeichen für Ein- und Austritte; sowie die geleisteten Stunden.

Ein Employer Payment Summary (EPS) meldet die Dinge, die Ihre Schuld mindern, oder das vollständige Ausbleiben eines Lohnlaufs. Es ist bis zum 19. des folgenden Steuermonats fällig und umfasst die Erstattung gesetzlicher Lohnfortzahlungen samt Kompensation; CIS-Abzüge, die ein Subunternehmer in Form einer Limited erlitten hat — siehe unseren Leitfaden zu CIS-Abzügen; Ihren Anspruch auf die Employment Allowance; eine Erklärung „keine Zahlung im Zeitraum“; und jede Ruhephase von bis zu zwölf Monaten.

Sie senden ein FPS jedes Mal, wenn Sie jemanden bezahlen, und ein EPS nur dann, wenn es etwas zu melden gibt. Wenn Sie aber in einem Steuermonat niemanden bezahlt und überhaupt nichts gesendet haben, wertet HMRC das als versäumte Meldung — ein Null-EPS ist nicht optional.

Eintritte, Austritte und Studienkredit-Abzüge

Wenn jemand mit einem P45 aus dem laufenden Steuerjahr eintritt, verwenden Sie den darauf angegebenen Code und die kumulierten Jahreswerte. Stammt das P45 aus einem früheren Jahr, sind die Werte veraltet; verwenden Sie den Code dann auf Week-1-/Month-1-Basis.

Ohne P45 nutzen Sie die Starter Checklist von HMRC. Der Mitarbeiter wählt eine von drei Aussagen, und die Aussage bestimmt den Code:

• Aussage A — erste Beschäftigung seit dem 6. April, keine weiteren Einkünfte: 1257L kumulativ
• Aussage B — jetzt die einzige Beschäftigung, aber seit dem 6. April gab es eine andere: 1257L Week 1 / Month 1
• Aussage C — er hat eine weitere Beschäftigung oder eine Rente: BR

Kein P45 und keine Checklist bedeutet 0T Week 1 / Month 1, was die Unterlagen meist zutage fördert. Melden Sie den Eintritt in Ihrem ersten FPS mit Eintrittsdatum und Erklärung; HMRC sendet ein P6, wenn es anderer Ansicht ist.

Die Checklist erfasst auch den Studienkredit-Plan.

Ein Mitarbeiter kann gleichzeitig in einem Plan und in einem Postgraduate-Darlehen sein; dann laufen beide Abzüge. Raten Sie den Plan nie — nehmen Sie ihn aus der Checklist, dem P45 oder einer SL1-Mitteilung, und stoppen Sie ihn nur auf eine SL2 hin.

Bei einem Austritt tragen Sie das Austrittsdatum in das letzte FPS ein und erzeugen das P45 aus der Lohnabrechnung. Senden Sie es nicht gesondert an HMRC; das FPS ist die Meldung. Alles, was nach Ausstellung des P45 gezahlt wird, läuft über 0T Week 1 / Month 1 und wird als Zahlung nach dem Austritt gekennzeichnet.

Gesetzliche Lohnfortzahlungen und was Sie zurückfordern können

Bei der Erstattung verlieren Arbeitgeber still Geld, weil sie nicht danach fragen. Statutory Sick Pay kann überhaupt nicht zurückgefordert werden — das Percentage Threshold Scheme wurde 2014 abgeschafft, und SSP ist eine reine Belastung des Unternehmens.

Bei familienbezogenen Leistungen ist es anders. Die meisten Arbeitgeber fordern 92 % der gesetzlichen Zahlungen bei Mutterschaft, Vaterschaft, Adoption, geteilter Elternzeit und Elterntrauerfall zurück. Betrug Ihr gesamtes Class-1-NI des vorangegangenen Steuerjahres 45.000 £ oder weniger, greift das Small Employers' Relief und Sie fordern 100 % plus 9 % Kompensation zurück, also 109 %. Dieser Kompensationssatz ist am 6. April 2026 von 3 % auf 9 % gestiegen — prüfen Sie also Ihre Lohnsoftware-Einstellungen, wenn sie davor konfiguriert wurden.

Sie machen den Anspruch über ein EPS geltend, und er mindert die PAYE-Abführung des betreffenden Monats, statt als Erstattung einzugehen.

Auto-Enrolment in der Praxis

Die Rentenpflichten beginnen an dem Tag, an dem Ihr erster Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt. Es gibt keine Wartezeit und keine Mindestbelegschaft.

Sie müssen jeden Beschäftigten in jeder Lohnperiode einstufen, denn jemandes Kategorie ändert sich in dem Moment, in dem sich Alter oder Verdienst bewegen:

• Eligible jobholder — 22 Jahre bis Rentenalter, Verdienst über der Auslöseschwelle von 10.000 £. Automatisch einschreiben und Beiträge zahlen.
• Non-eligible jobholder — richtiges Alter, aber unter der Auslöseschwelle, oder darüber, aber 16 bis 21 Jahre alt oder über dem Rentenalter. Sie können beitreten, und wenn sie es tun, müssen Sie Beiträge zahlen.
• Entitled worker — Verdienst unter der Untergrenze von 6.240 £. Sie können um Aufnahme bitten, Sie müssen aber keine Beiträge zahlen.

Postponement verschiebt die Einstufung um bis zu drei Monate, was bei kurzfristigem Personal hilft. Die Pflicht entfällt dadurch nicht: Sie müssen eine Postponement-Mitteilung ausstellen, und wenn der Beschäftigte in dieser Zeit um Aufnahme bittet, müssen Sie ihn trotzdem einschreiben.

Die Beiträge betragen insgesamt 8 % der anrechenbaren Verdienste, wovon der Arbeitgeber mindestens 3 % tragen muss. Anrechenbare Verdienste sind für 2026/27 das Band zwischen 6.240 £ und 50.270 £ — 520 £ bis 4.189 £ im Monat. Zahlt der Arbeitgeber nur die 3 % Minimum, steuert der Mitarbeiter die restlichen 5 % bei, was in einem Relief-at-Source-Verfahren 4 % aus dem Nettolohn plus 1 % sind, die HMRC als Steuervergünstigung hinzufügt.

Drei Pflichten werden leicht übersehen. Ein eingeschriebener Mitarbeiter kann innerhalb eines Monats austreten und muss eine volle Erstattung erhalten. Sie müssen bei The Pensions Regulator innerhalb von fünf Monaten nach Beginn Ihrer Pflichten eine Declaration of Compliance einreichen. Und alle drei Jahre müssen Sie alle, die ausgetreten sind und weiterhin die Voraussetzungen erfüllen, erneut einschreiben und danach erneut erklären.

National Insurance für Geschäftsführer

Für Geschäftsführer gilt ein jährlicher Verdienstzeitraum, wie oft sie auch tatsächlich bezahlt werden; das NI wird also gegen die Jahresschwellen statt gegen monatliche gerechnet.

Nach der jährlichen oder Standardmethode zahlt ein Geschäftsführer kein NI, bis die kumulierten Verdienste 12.570 £ überschreiten, dann 8 % bis 50.270 £, danach 2 %. Ein Geschäftsführer mit 4.000 £ im Monat zahlt drei Monate lang nichts und hat dann im vierten Monat einen großen Abzug. Das ist korrekt, überrascht die Leute aber.

Die Alternativmethode berechnet das NI bei jeder Zahlung so, als wäre der Geschäftsführer ein gewöhnlicher Arbeitnehmer, und rechnet in der letzten Lohnperiode des Jahres auf dieselbe Gesamtsumme nach. Der Cashflow ist gleichmäßiger; der Jahresendbetrag ist identisch. Sie wählen je Geschäftsführer zu Jahresbeginn und können unterjährig nicht wechseln.

Das Arbeitgeber-NI folgt derselben Logik gegen den jährlichen Secondary Threshold von 5.000 £, und ein unterjährig bestellter Geschäftsführer erhält eine anteilige Schwelle nach den verbleibenden Steuerwochen. Eine Lohnabrechnung, die nur Geschäftsführer umfasst, kann keine Employment Allowance beanspruchen — diese 15 % sind also echte Kosten. Das ist ein Grund, warum Inhaber-Geschäftsführer Gehalt gegen Dividenden abwägen und den Rest über das Self Assessment abwickeln.

Sachbezüge, P11D und Payrolling

Alles von Wert, was ein Mitarbeiter über den Barlohn hinaus erhält, ist wahrscheinlich ein steuerpflichtiger Sachbezug: Firmenwagen, Kraftstoff, private Krankenversicherung, zinslose Darlehen über 10.000 £, Fitnessstudio-Mitgliedschaften.

Der klassische Weg ist ein P11D je Mitarbeiter mit Sachbezügen, plus ein P11D(b), das die Class-1A-Schuld des Arbeitgebers erklärt, beide fällig bis zum 6. Juli nach Ende des Steuerjahres. Class 1A beträgt für 2026/27 15 % und ist bis zum 19. Juli fällig, elektronisch bis zum 22. Juli.

Payrolling Benefits ist der bessere Weg, wo er Ihnen offensteht: Registrieren Sie sich vor Beginn des Steuerjahres bei HMRC und besteuern Sie den Sachbezug dann in jeder Periode über die Lohnabrechnung. Der Mitarbeiter zahlt laufend statt im Folgejahr über einen geänderten Code, und Sie sparen sich das P11D für diese Bezüge — das P11D(b) geht trotzdem ein.

Die Meldung von Sachbezügen über RTI wird in einer ersten Phase ab dem 6. April 2027 verpflichtend, die meisten übrigen Bezüge folgen im April 2028, Darlehen und Unterkunft bleiben vorerst freiwillig. Der ursprüngliche Start im April 2026 wurde verschoben. Wenn Sie überhaupt Sachbezüge gewähren, ist 2026/27 das Jahr, in dem Sie das Payrolling zum Laufen bringen sollten, solange es noch freiwillig ist.

Jahresende, Zahlungsfristen und Strafen

Liegt Ihre durchschnittliche monatliche PAYE- und NI-Schuld unter 1.500 £, können Sie stattdessen eine vierteljährliche Zahlung vereinbaren. Unser Steuerfristen-Kalender stellt diese Termine neben Mehrwertsteuer und Corporation Tax dar.

Strafen für verspätete Meldungen werden monatlich berechnet und richten sich nach der Größe des Verfahrens:

Die erste verspätete Meldung in einem Steuerjahr wird nicht bestraft — außer Sie haben sich als Jahresverfahren registriert, dort schon. Die Strafen werden vierteljährlich verhängt, eine im April eingerissene Nachlässigkeit taucht also im Juli als Rechnung auf. Verspätete Zahlung von PAYE zieht gesonderte Strafen nach sich, die mit der Zahl der Versäumnisse im Jahr steigen, plus Zinsen.

Wie Marchant in die UK-Lohnabrechnung passt

Marchant führt weder die Lohnberechnung durch noch übermittelt es RTI selbst. Die UK-Lohnabrechnung läuft über eine BrightPay-Synchronisation: BrightPay übernimmt den Lohnlauf, die Brutto-Netto-Berechnung und die FPS-Übermittlung an HMRC, und Marchant übernimmt ab da:

1. 1Gehaltsabrechnungen und Lohnbuchungssätze fließen automatisch in Ihr Hauptbuch zurück
2. 2Personalkosten erscheinen ohne erneute Erfassung in Ihrer GuV
3. 3Renten- und NI-Buchungen bleiben mit dem Lohnlauf verknüpft, aus dem sie stammen

So bleiben Lohnabrechnung und Buchhaltung abgestimmt, ohne monatliches Exportieren und Importieren — Sie behalten ein spezialisiertes Lohntool für die Übermittlung, und Ihre Bücher bleiben aktuell. Die monatlichen Kosten von 3.461,85 £ aus dem obigen Beispiel sind eine Bruttozahl, eine Arbeitgeber-NI-Zahl und eine Arbeitgeber-Rentenzahl, die jeweils an eine andere Stelle in den Konten gehören.

Französische und deutsche Lohnintegrationen stehen auf der Roadmap, und die französische und deutsche Lohnbuchhaltung gehört zum Start 2028 statt zu dem, was Marchant heute abdeckt. Sehen Sie in unserem länderübergreifenden Buchhaltungsleitfaden, was ein einziger Arbeitsbereich abdeckt, lesen Sie, was das UK-Produkt enthält, sehen Sie, wie Marchant im Vergleich zu QuickBooks abschneidet, und starten Sie eine kostenlose Testphase, um Ihre Bücher zu verbinden.