Was CIS ist und warum Geld von Ihrer Rechnung abgeht
Das Construction Industry Scheme verpflichtet einen Auftraggeber, von dem, was er einem Subunternehmer zahlt, Steuer einzubehalten und direkt an HMRC abzuführen. Sind Sie registriert, sind das 20 % des Arbeitsanteils Ihrer Rechnung. Sind Sie es nicht, sind es 30 %. Haben Sie Gross Payment Status, ist es nichts.
Der Abzug ist keine Strafe, und er ist nicht verloren. Er ist eine Vorauszahlung auf die Einkommensteuer und die National Insurance, die Sie am Jahresende schulden, und die meisten Subunternehmer mit 20 % haben am Ende eine Erstattung zugute — denn der Abzug wird vom Umsatz genommen und nicht vom Gewinn, also bevor irgendeine Ihrer Kosten berücksichtigt ist.
Genau darin liegt die ganze Härte von CIS. Sie zahlen Steuer auf Geld, von dem Sie noch nicht wissen, ob es Ihnen bleibt.
Wer Auftraggeber ist — auch Unternehmen, die es nie werden wollten
Sie sind klassischer Auftraggeber (mainstream contractor), wenn Bauen Ihr Geschäft ist und Sie Subunternehmer für Arbeiten bezahlen. Das ist der offensichtliche Fall.
Der Fall, der die Leute erwischt, ist der deemed contractor, das als Auftraggeber geltende Unternehmen. Ein Unternehmen, das mit dem Bau nichts zu tun hat, wird für CIS-Zwecke zum Auftraggeber, sobald seine Ausgaben für Bauleistungen 3 Mio. £ in einem beliebigen rollierenden 12-Monats-Zeitraum übersteigen, gemessen ohne Mehrwertsteuer. Nicht in einem Geschäftsjahr — in beliebigen zwölf rollierenden Monaten, laufend geprüft.
Ein Einzelhändler, der Filialen umbaut, ein Vermieter, der seinen Bestand saniert, ein Hersteller, der ein Werk erweitert: Alle können die 3 Mio. £ überschreiten, ohne dass sich irgendjemand im Unternehmen für einen Bauunternehmer hält. Die Pflichten kommen trotzdem — Subunternehmer verifizieren, abziehen, monatlich melden.
Wer einmal deemed contractor ist, bleibt es, bis die Bauausgaben in den vorangegangenen rollierenden zwölf Monaten wieder unter 3 Mio. £ fallen. Einige Zahlungen sind ausgenommen, darunter Arbeiten an Immobilien, die Sie für Ihr eigenes Unternehmen nutzen, und Kleinbeträge unter 1.000 £ ohne Mehrwertsteuer.
Wer Subunternehmer ist und welche Arbeiten zählen
Sie sind Subunternehmer, wenn Sie Bauarbeiten im Auftrag eines Auftraggebers ausführen. Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft — für die Frage, ob CIS gilt, macht die Rechtsform keinen Unterschied.
Die von CIS erfassten Arbeiten reichen weiter, als die meisten erwarten:
- Bauen, Abbruch und Baustellenvorbereitung
- Umbauten, Reparaturen und Anbauten
- Einbau von Heizung, Beleuchtung, Strom, Wasser und Lüftung
- Malern und Dekorieren
- Erdarbeiten und Tiefbau
Außerhalb von CIS liegen unter anderem Architektur und Vermessung, das Verlegen von Teppichböden, die Anlieferung von Material, der Betrieb einer Baustellenkantine und die Vermietung von Baugeräten ohne Bedienpersonal. Vermieten Sie mit Bedienpersonal, sind Sie wieder im Anwendungsbereich.
Die Abgrenzung ist wichtig, weil sie entscheidet, ob überhaupt ein Abzug hätte vorgenommen werden dürfen — und ein Auftraggeber, der von Arbeiten außerhalb des Anwendungsbereichs abzieht, hat Geld einbehalten, auf das er kein Recht hatte.
Vorgelagert steht eine Frage, die CIS selbst nicht beantwortet: Ist diese Person überhaupt selbstständig? CIS gilt für Subunternehmer, nicht für Arbeitnehmer, und jemanden über CIS zu bezahlen macht ihn nicht selbstständig. Wenn ein Arbeiter erscheint, wenn man es ihm sagt, das Werkzeug des Auftraggebers benutzt, kein unternehmerisches Risiko trägt und niemanden an seiner Stelle schicken kann, kann HMRC ihn als Arbeitnehmer behandeln, ganz gleich, was im Vertrag steht oder wie er bezahlt wurde. Der Auftraggeber schuldet dann PAYE und Arbeitgeberbeiträge zur National Insurance auf diese Zahlungen, samt Zinsen, und die bereits vorgenommenen CIS-Abzüge erledigen das nicht. Jede Monatsmeldung enthält die Erklärung, dass der Auftraggeber genau das geprüft hat — HMRC sagt Ihnen damit unmissverständlich, wohin es schaut.
Die drei Abzugssätze
Vor der ersten Zahlung muss ein Auftraggeber Sie bei HMRC verifizieren. Die Antwort bestimmt den Satz:
| Status | Satz | Für wen er gilt |
|---|---|---|
| **Gross Payment Status** | 0 % | Registrierte Subunternehmer, die die Umsatz-, die Geschäfts- und die Compliance-Prüfung bestanden haben |
| **Registriert (netto)** | 20 % | Für CIS registrierte Subunternehmer, deren Daten mit den Aufzeichnungen von HMRC übereinstimmen |
| **Nicht registriert** | 30 % | Alle, die nicht verifiziert werden können — nicht registriert oder mit abweichenden Daten |
Der Satz von 30 % ist keine Strafe, die HMRC bewusst verhängt. Er ist das, was ein Auftraggeber gesetzlich abziehen muss, wenn die Verifizierung scheitert — auch dann, wenn Sie registriert sind, aber Ihr Name, Ihre UTR oder Ihre National-Insurance-Nummer nicht zu dem passt, was HMRC gespeichert hat. Ein Tippfehler führt zum selben Ergebnis wie eine unterlassene Registrierung.
Vor jeder einzelnen Zahlung ist keine Verifizierung nötig. Ein Auftraggeber muss einen Subunternehmer in der Regel nicht erneut verifizieren, wenn er ihn im laufenden Steuerjahr oder in den beiden davor bereits in einer Meldung aufgeführt hat. Praktisch heißt das: Die Prüfung greift am schärfsten bei neuen Geschäftsbeziehungen — beim ersten Auftrag mit einem neuen Auftraggeber merkt ein nicht registrierter Subunternehmer, was 30 % bedeuten, und dort fällt eine abweichende Angabe auf. Es lohnt sich, vor der ersten Rechnung zu bestätigen, dass ein neuer Auftraggeber Ihre Daten genau so führt wie HMRC, statt erst nach der ersten gekürzten Zahlung.
Worauf der Abzug berechnet wird
Hier geht am häufigsten Geld verloren, deshalb lohnt sich Genauigkeit.
Der Abzug wird nur vom Arbeitsanteil genommen. Er wird nie genommen von:
- Material, das Sie bezahlt und geliefert haben, zu Ihren tatsächlichen Kosten
- Mehrwertsteuer, die auf der Rechnung ausgewiesen ist
- Gerätevermietung mit Bedienpersonal, wenn die Mietkosten gesondert ausgewiesen sind
- Kraftstoff für Baugeräte, außer für Fahrten
- Herstellung oder Vorfertigung von Material außerhalb der Baustelle
Das funktioniert aber nur, wenn die Rechnung diese Posten gesondert ausweist. Eine einzige Zeile „Lieferung und Montage — 3.000 £“ gilt in voller Höhe als Arbeitsanteil, und der Abzug wird vom gesamten Betrag genommen. Denselben Auftrag in getrennte Zeilen für Arbeit und Material aufzuteilen ist keine Frage der Darstellung; es entscheidet darüber, wie viel von Ihrem Geld einbehalten wird.
Material muss außerdem zum Einstandspreis berechnet werden. Einen Aufschlag zu nehmen und ihn als Material auszuweisen funktioniert nicht — der Überschuss gilt als Arbeitsanteil.
Eine Zahlung von Anfang bis Ende durchgerechnet
Ein Subunternehmer stellt für den Einbau eines Badezimmers 2.400 £ Arbeit und 600 £ Material in Rechnung, gesondert ausgewiesen.
| Registriert (20 %) | Nicht registriert (30 %) | |
|---|---|---|
| Arbeit | 2.400 £ | 2.400 £ |
| Material | 600 £ | 600 £ |
| CIS-Abzug auf den Arbeitsanteil | 480 £ | 720 £ |
| **An Sie ausgezahlt** | **2.520 £** | **2.280 £** |
| An HMRC abgeführt | 480 £ | 720 £ |
Die Registrierung ist bei dieser einen Rechnung 240 £ wert. Über ein Jahr vergleichbarer Arbeit ist das der Unterschied zwischen einer gesunden Liquidität und dem ständigen Warten auf eine Erstattung.
Nehmen wir nun an, derselbe Auftrag wäre als eine einzige Zeile über 3.000 £ ohne Aufteilung abgerechnet worden. Der Abzug beträgt dann 600 £ statt 480 £ — das Material gilt als Arbeitsanteil, und 120 £, die bei Ihnen hätten bleiben sollen, gehen an HMRC, bis Sie sie zurückfordern.
Registrierung — und was Warten kostet
Registrieren Sie sich, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Solange HMRC Sie nicht verifizieren kann, muss der Auftraggeber 30 % anwenden.
Zuerst brauchen Sie eine UTR. Wenn Sie keine haben, melden Sie sich für Self Assessment an — HMRC stellt die UTR per Post zu, in der Regel innerhalb von etwa zehn Werktagen, das ist also nichts, was in derselben Woche erledigt ist. Gesellschaften registrieren sich über ihre eigene CIS-Registrierung zusammen mit ihrer Corporation-Tax-Referenz.
Danach registrieren Sie sich über die HMRC Online Services für CIS selbst und geben dabei Ihre UTR, Ihre National-Insurance-Nummer und Ihre Unternehmensdaten an. Prüfen Sie, dass die übermittelten Angaben exakt mit den Aufzeichnungen von HMRC übereinstimmen, denn gescheiterte Verifizierungen gehen weit überwiegend auf abweichende Namen zurück und nicht auf eine tatsächlich fehlende Registrierung.
Wurden Ihnen vor der Registrierung 30 % abgezogen, ist das Geld nicht verloren. Es wird Ihnen am Jahresende trotzdem gutgeschrieben — Sie haben HMRC in der Zwischenzeit nur zusätzliche 10 % Ihrer Einnahmen aus dem Arbeitsanteil geliehen.
Gross Payment Status: die drei Prüfungen
Gross Payment Status bedeutet, dass Auftraggeber Sie in voller Höhe bezahlen und Sie Ihre Steuer am Jahresende selbst begleichen. Für einen Subunternehmer jeder Größe ist das die mit Abstand größte verfügbare Verbesserung der Liquidität. Sie müssen alle drei Prüfungen bestehen.
Die Umsatzprüfung (turnover test) — gemessen über die letzten 12 Monate, ohne Mehrwertsteuer und ohne Materialkosten:
| Unternehmen | Erforderlicher Umsatz |
|---|---|
| Einzelunternehmen | 30.000 £ |
| Personengesellschaft | 30.000 £ je Gesellschafter **oder** 100.000 £ für die gesamte Gesellschaft |
| Kapitalgesellschaft | 30.000 £ je Geschäftsführer **oder** 100.000 £ für die gesamte Gesellschaft |
| Kapitalgesellschaft, die von fünf oder weniger Personen kontrolliert wird | 30.000 £ für jede von ihnen |
Die Geschäftsprüfung (business test) — Sie führen in Großbritannien Bauarbeiten aus oder stellen Arbeitskräfte dafür, und Sie führen das Unternehmen über ein Bankkonto.
Die Compliance-Prüfung (compliance test) — Sie haben Ihre Steuer und Ihre National Insurance pünktlich gezahlt und alles Fällige eingereicht.
Beachten Sie, was die Umsatzprüfung ausklammert: das Material. Ein Subunternehmer mit 45.000 £ Umsatz, davon 18.000 £ Material, hat für diesen Zweck 27.000 £ und erfüllt die Voraussetzung nicht.
Den Gross Payment Status behalten, wenn man ihn hat
Ihn zu bekommen ist das eine. HMRC kann Ihre Compliance überprüfen und den Status entziehen, wenn sie nachlässt — dann sind Sie zurück bei 20 % Abzug.
Das Risiko reicht über CIS hinaus. Eine verspätete Self-Assessment-Erklärung, eine verspätete Corporation Tax, eine verspätete Mehrwertsteuer und eine verspätete PAYE-Meldung zählen alle gegen die Compliance-Prüfung. Ein Unternehmen kann den Gross Payment Status wegen einer Mehrwertsteuererklärung verlieren, die mit dem Bau nichts zu tun hatte — und die Folge trifft unmittelbar die Liquidität im Baugeschäft.
Wenn Ihr Betriebskapital davon abhängt, brutto bezahlt zu werden, dann ist jede Einreichungsfrist im ganzen Unternehmen eine Liquiditätsfrist und nicht bloß ein Verwaltungstermin.
Die monatliche CIS300-Meldung
Als Auftraggeber reichen Sie jeden Monat bis zum 19. eine CIS300 ein, die den am 5. beendeten Steuermonat abdeckt. Jede Meldung führt für jeden bezahlten Subunternehmer auf:
- Name und UTR
- Den gezahlten Bruttobetrag ohne Mehrwertsteuer
- Den Materialanteil
- Den vorgenommenen Abzug
Zwei Dinge übersehen Auftraggeber gern. Eine Nullmeldung ist auch dann Pflicht, wenn Sie in diesem Monat keinen Subunternehmer bezahlt haben — Schweigen ist eine versäumte Meldung, nicht das Fehlen einer Meldung. Und die Meldung muss die Erklärung enthalten, dass Sie den Beschäftigungsstatus aller aufgeführten Personen geprüft haben, denn CIS gilt nicht für Personen, die tatsächlich Arbeitnehmer sind.
Auftraggeber müssen außerdem die zugrunde liegenden Aufzeichnungen führen — was an wen gezahlt wurde, welcher Materialbetrag geltend gemacht wurde und womit er belegt ist — und sie auf Verlangen von HMRC vorlegen können. Das Material ist der übliche Angriffspunkt, weil dieser Betrag den Abzug unmittelbar mindert: Ein Materialansatz ohne Rechnung dahinter ist die einfachste Korrektur, die ein Prüfer vornehmen kann.
Sie müssen jedem Subunternehmer außerdem innerhalb von 14 Tagen nach Ende des Steuermonats eine Zahlungs- und Abzugsbescheinigung (payment and deduction statement) aushändigen. Mit dieser Bescheinigung kann er den Abzug nachweisen. Subunternehmer sollten jede einzelne aufbewahren: Zieht ein Auftraggeber ab und führt nichts an HMRC ab, ist die Bescheinigung die Grundlage Ihres Anspruchs auf die Gutschrift.
Was verspätete CIS300-Meldungen kosten
Die Strafen steigen schnell, und sie gelten je Meldung:
| Verspätung | Strafe |
|---|---|
| 1 Tag | 100 £ |
| 2 Monate | 200 £ |
| 6 Monate | 5 % der Abzüge in der Meldung oder 300 £ — je nachdem, was höher ist |
| 12 Monate | Weitere 5 % oder 300 £ — je nachdem, was höher ist |
Weil je monatlicher Meldung abgerechnet wird, steht ein Auftraggeber, der ein Jahr lang nicht einreicht, nicht vor einer Strafe, sondern vor zwölf, von denen jede ihre eigene Frist laufen lässt. Der britische Steuerfristen-Kalender listet die CIS300-Termine neben dem übrigen Jahr auf.
Das Geld zurückholen: Einzelunternehmen und Gesellschaften unterscheiden sich
Hier gehen die beiden Rechtsformen vollständig auseinander, und der falsche Weg kostet Monate.
Einzelunternehmen und Personengesellschaften fordern über Self Assessment zurück. Sie erklären die Bruttoeinnahmen und die CIS-Abzüge getrennt, und die Abzüge werden auf Ihre Einkommensteuer und Ihre National Insurance Class 4 angerechnet. Übersteigen die Abzüge die Steuerschuld — was oft der Fall ist, weil 20 % des Umsatzes die Steuer auf den Gewinn meist übertreffen —, erstattet HMRC die Differenz nach Einreichung der Erklärung.
Kapitalgesellschaften nutzen dafür kein Self Assessment. Die Gesellschaft fordert über ihren Employer Payment Summary zurück und verrechnet die erlittenen CIS-Abzüge monatlich mit der PAYE, der National Insurance und dem CIS, die sie als Arbeitgeber schuldet. Ein am Ende des Steuerjahres verbleibender Überschuss kann mit der Corporation Tax verrechnet oder erstattet werden.
Die praktische Folge: Eine Gesellschaft kann CIS im laufenden Jahr Monat für Monat zurückholen, während ein Einzelunternehmer in der Regel auf die Erklärung wartet. Ein Geschäftsführer, der über seine Gesellschaft abrechnet und auf den Januar wartet, wartet unnötig.
Wurde ein Abzug zu Unrecht vorgenommen — von gesondert ausgewiesenem Material, von Arbeiten außerhalb des Anwendungsbereichs oder mit 30 %, obwohl Sie registriert waren —, sprechen Sie zuerst den Auftraggeber an, denn nur er kann seine eigene Meldung korrigieren. Ein Auftraggeber, der bereits eingereicht hat, kann die Meldung ändern, und die korrigierte Zahl fließt in das ein, was HMRC Ihnen gutschreibt. Was Sie nicht tun sollten, ist, den Fehler stillschweigend hinzunehmen: Die Abzugsbescheinigung ist der Nachweis dessen, was einbehalten wurde, und ist die Bescheinigung falsch, ist die Gutschrift, die Sie später geltend machen, es ebenfalls. Weigert sich ein Auftraggeber, einen offensichtlichen Fehler zu korrigieren, kann HMRC gebeten werden, sich die Sache anzusehen — die Unterlagen, die Sie brauchen, sind aber in beiden Fällen dieselben: die Rechnung mit der Aufteilung und die Bescheinigung mit dem tatsächlich vorgenommenen Abzug.
Das inländische Reverse-Charge-Verfahren bei der Mehrwertsteuer
Seit dem 1. März 2021 gilt das inländische Reverse-Charge-Verfahren (domestic reverse charge) für die meisten Bauleistungen zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen innerhalb der CIS-Kette.
- Der Subunternehmer stellt keine Mehrwertsteuer in Rechnung
- Der Auftraggeber erklärt sie in seiner eigenen Erklärung, sowohl als Ausgangs- wie als Vorsteuer
- Auf der Rechnung muss stehen, dass das Reverse-Charge-Verfahren gilt und dass der Kunde die Mehrwertsteuer erklärt
Es gilt nicht, wenn der Kunde Endverwender (end user) ist — also ein Unternehmen, das Arbeiten für sich selbst ausführen lässt, statt sie weiterzugeben — oder wenn der Kunde nicht mehrwertsteuerpflichtig ist. Endverwender sollten ihren Status schriftlich bestätigen, und diese Bestätigung ist es, die den Leistenden schützt.
Reverse-Charge-Verfahren und CIS überschneiden sich, sind aber nicht dasselbe Regime. CIS entscheidet, was von Ihrer Zahlung abgezogen wird; das Reverse-Charge-Verfahren entscheidet, wer die Mehrwertsteuer erklärt. Eine Zahlung kann unter das eine fallen und unter das andere nicht, deshalb lohnt es sich, beides getrennt zu prüfen, statt anzunehmen, sie liefen im Gleichschritt. Wenn Sie nahe an der Schwelle liegen, sehen Sie unseren Leitfaden zur Mehrwertsteuer-Registrierung, und wie Erklärungen eingereicht werden, steht im Leitfaden zu MTD for VAT.
Wo Marchant hineinpasst
Unser kostenloser CIS-Rechner ermittelt den Abzug und den Auszahlungsbetrag für jede Rechnung, einschließlich der Aufteilung zwischen Arbeit und Material — nützlich, bevor Sie eine Rechnung stellen, nicht erst, nachdem Sie gekürzt bezahlt wurden.
In Marchant werden Bruttorechnungsbeträge und CIS-Abzüge getrennt erfasst, sobald sie anfallen, statt am Jahresende rekonstruiert zu werden. Der CIS-Jahresbetrag ist damit eine Zahl, die Sie schon haben, wenn die Erklärung fällig wird. Auftraggeber können Zahlungen an Subunternehmer verfolgen und sehen, was in der jeweiligen monatlichen CIS300 stehen wird. Marchant baut auf den APIs von HMRC auf; unsere Aufnahme in die Liste der von HMRC anerkannten Software läuft und soll vor dem Start im November 2026 abgeschlossen sein.
Mehr zur Buchhaltung speziell im Baugewerbe finden Sie unter Marchant für Bauunternehmen, was enthalten ist, zeigen die Preise, und wie Marchant im Vergleich zu Sage abschneidet, wenn das Ihre aktuelle Lösung ist.