Wie Sie Ihre Mehrwertsteuererklärung über HMRC Making Tax Digital einreichen

Wie Sie eine Mehrwertsteuererklärung über Making Tax Digital einreichen

Für eine Mehrwertsteuererklärung unter Making Tax Digital brauchen Sie drei Dinge: Mehrwertsteuer-Aufzeichnungen in digitaler Form, MTD-kompatible Software, die über Ihr Government-Gateway-Konto mit HMRC kommunizieren darf, und eine Übermittlung bis zur Frist — ein Kalendermonat und 7 Tage nach Ende Ihres Mehrwertsteuerzeitraums. Die Software sendet die neun Box-Werte über die MTD-API und liefert eine Bestätigung mit Übermittlungsreferenz zurück.

Was Sie nicht dürfen: diese Zahlen in das alte Online-Mehrwertsteuerformular von HMRC eintippen. HMRC hat diesen Weg im November 2022 für Monats- und Quartalsmelder geschlossen. Ohne förmliche Befreiung muss die Erklärung über Software ankommen.

Die Mechanik ist unkompliziert. Was Unternehmen stolpern lässt, ist alles drumherum: was eine „digitale Aufzeichnung“ rechtlich bedeutet, warum das Kopieren einer korrekten Zahl zwischen zwei Tabellenkalkulationen gegen die Regeln verstoßen kann, und warum eine verspätete Einreichung völlig anders sanktioniert wird als eine verspätete Zahlung.

Für wen MTD for VAT gilt — und der Mythos der 85.000 £

MTD for VAT gilt für jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Es gibt keine Umsatzgrenze. Wenn Sie eine Mehrwertsteuer-Registrierungsnummer besitzen, fallen Sie darunter.

Das ist der am häufigsten wiederholte Irrtum über dieses Regime. Beim Start von MTD for VAT im April 2019 galt es nur für Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Umsatz über 85.000 £; freiwillig registrierte Unternehmen blieben außen vor. Diese Eintrittsschwelle wurde im April 2022 abgeschafft. Seitdem ist allein die Registrierung maßgeblich.

Zwei andere Werte werden damit verwechselt:

Ein Berater, der sich bei 40.000 £ Umsatz freiwillig registriert hat, fällt vollständig unter MTD, mit denselben Pflichten zu digitalen Aufzeichnungen und digitalen Verknüpfungen wie ein Großhändler mit 5 Mio. £. Wenn Sie nahe an der Registrierungsgrenze liegen: Unser Leitfaden zu den Schwellen für die Mehrwertsteuer-Registrierung behandelt den rollierenden und den vorausschauenden Test, und der Mehrwertsteuer-Rechner übernimmt die Rechnerei.

MTD for VAT ist ein eigenes Regime, getrennt von MTD for Income Tax, das ab April 2026 nach Einkommenshöhe eingeführt wird. Wer unter das eine fällt, fällt nicht automatisch unter das andere.

Was rechtlich als digitale Aufzeichnung gilt

„Digitale Aufzeichnungen führen“ bedeutet nicht, Ihre Rechnungen zu scannen. Es bedeutet, einen bestimmten Datenbestand in einer für Software lesbaren Form zu halten und ihn laufend aktuell zu halten.

Stammdaten, einmalig erfasst: Firmenname, Hauptgeschäftssitz, Mehrwertsteuer-Registrierungsnummer und alle von Ihnen genutzten Mehrwertsteuer-Regelungen.

Für jede Leistung, die Sie erbringen:

• Den Zeitpunkt der Leistung (den Steuerzeitpunkt, den tax point — nicht das Datum, an dem Sie die Rechnung verschickt haben)
• Den Wert der Leistung ohne Mehrwertsteuer
• Den berechneten Mehrwertsteuersatz

Für jede Leistung, die Sie beziehen:

• Den Zeitpunkt der Leistung
• Den Wert der Leistung einschließlich jeder Mehrwertsteuer, die Sie nicht zurückfordern können
• Den Betrag der Vorsteuer, den Sie geltend machen

Das Mehrwertsteuerkonto (VAT account) ist die Brücke zwischen Ihren Aufzeichnungen und Ihrer Erklärung. Es enthält die geschuldete Ausgangssteuer, die abziehbare Vorsteuer und jede Anpassung oder Korrektur, die einen Box-Wert vom reinen Transaktionssaldo abweichen ließ.

Zwei Punkte werden häufig missverstanden. Erstens muss das Rechnungsbild selbst nicht digital sein — Papier-Eingangsrechnungen im Ordner sind zulässig, solange die Transaktionsdaten in Software erfasst sind. Zweitens erlaubt HMRC echte Vereinfachungen: Einzelhändler in einem Retail Scheme dürfen die täglichen Bruttoeinnahmen statt jedes einzelnen Verkaufs erfassen, eine Rechnung über mehrere Steuersätze darf als ein Eintrag je Satz erfasst werden, und eine Spesenabrechnung eines Mitarbeiters darf eine einzige Summe sein. Wer Ausgangsrechnungen mit einem Rechnungstool statt mit einer Textverarbeitung erstellt, beseitigt den größten Teil des Problems an der Quelle, weil Steuerzeitpunkt, Nettowert und Satz schon bei der Rechnungserstellung erfasst werden.

Digitale Verknüpfungen: die Regel, die Compliance still zerstört

Sobald Daten in Ihre digitalen Aufzeichnungen gelangen, muss jede Weiterbewegung dieser Daten über eine digitale Verknüpfung erfolgen, bis sie bei HMRC ankommen. Eine digitale Verknüpfung ist jede Datenübertragung zwischen Programmen, Produkten oder Anwendungen, die ohne manuellen Eingriff stattfindet.

Zulässige digitale Verknüpfungen sind unter anderem:

• Verknüpfte Zellen und Formeln innerhalb einer Tabellenkalkulation oder zwischen mehreren
• Der Versand einer Tabellenkalkulation per E-Mail an einen Berater, der sie in seine Software importiert
• Die Übergabe eines USB-Sticks mit der Datendatei
• Import und Export von XML-, CSV- oder ähnlichen Dateien
• Ein API-Aufruf zwischen zwei Systemen
• Automatische Übertragung von einer Kasse, einer E-Commerce-Plattform oder einem Bank-Feed

Kopieren und Einfügen ist keine digitale Verknüpfung. Abtippen auch nicht. HMRC hat beides während einer Übergangsphase erlaubt, die am 1. April 2021 endete. Das ist der Klassiker: Ein Unternehmen exportiert Verkäufe aus seiner E-Commerce-Plattform, kopiert die Summe in ein Übersichtsblatt und kopiert diese dann in die Bridging-Tabelle. Die Zahl stimmt, die Erklärung ist korrekt — und die Kette ist trotzdem unterbrochen. Eine Prüfung schaut darauf, wie die Zahl gereist ist, nicht nur darauf, ob sie richtig war.

Am härtesten trifft die Regel dort, wo zwei oder drei Systeme nie dafür gedacht waren, miteinander zu sprechen — eine Kasse, eine Tabelle mit manuellen Anpassungen, ein Buchhaltungspaket. Jeder Sprung dazwischen braucht eine Verknüpfung.

### Wo Bridging-Software zulässig ist und wo nicht

Bridging-Software ist legitim: eine kleine Anwendung, die die neun Box-Werte aus einer Tabellenkalkulation ausliest und an HMRC überträgt. Tabellenkalkulationen waren nie verboten.

Sie funktioniert, wenn die Tabelle die oben beschriebenen vollständigen digitalen Aufzeichnungen enthält und die Bridge die Box-Werte über eine digitale Verknüpfung aus benannten Zellen zieht.

Sie versagt, wenn die Tabelle mit abgetippten Zahlen aus einem anderen System befüllt wird, wenn Box-Summen von Hand in die Bridge eingegeben werden oder wenn die Tabelle nur eine Zusammenfassung ist und die eigentlichen Details in einem Papierjournal stehen. Die Übermittlung gelingt trotzdem — die API von HMRC nimmt die Zahlen an —, aber die Aufzeichnungspflichten sind nicht erfüllt, und das zeigt sich erst bei einer Prüfung.

Anmeldung und Autorisierung Ihrer Software

Die meisten Unternehmen melden sich nicht mehr gesondert an: HMRC hat die verbliebenen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen im Laufe des Jahres 2022 auf MTD migriert, und Neuregistrierungen werden automatisch eingebunden. Prüfen Sie im Zweifel Ihr Business Tax Account.

Die Autorisierung Ihrer Software ist ein echter Schritt, und er wiederholt sich:

1. 1Öffnen Sie den Mehrwertsteuerbereich Ihrer Software und starten Sie die HMRC-Verbindung
2. 2Sie werden auf die Anmeldeseite von HMRC weitergeleitet — geben Sie dort Ihre Government Gateway-Benutzerkennung und Ihr Passwort ein, niemals in der Software selbst
3. 3Führen Sie die Zwei-Faktor-Bestätigung von HMRC durch
4. 4Erteilen Sie der Software die Berechtigung, Ihre Mehrwertsteuerpflichten zu lesen und Erklärungen zu übermitteln
5. 5Sie kehren zur Software zurück, die die verbundene Mehrwertsteuernummer bestätigt

Diese Autorisierung gilt 18 Monate, läuft dann ab und muss neu erteilt werden. Erstaunlich viele verspätete Einreichungen sind eine abgelaufene Berechtigung, die man am Fristtag entdeckt. Wenn Ihr Steuerberater für Sie einreicht, verbindet er sich über sein Agent Services Account, und Sie autorisieren ihn einmalig als Ihren Vertreter.

Prüfen Sie nach dem Verbinden die angezeigte Mehrwertsteuernummer. Unternehmen mit mehreren Gesellschaften autorisieren manchmal die falsche und reichen unter der falschen Registrierung ein — ein Fehler, der direkt mit HMRC entwirrt werden muss.

Ihre Mehrwertsteuererklärung einreichen: Schritt für Schritt

1. 1Schließen Sie den Zeitraum ab. Buchen Sie alles mit einem Steuerzeitpunkt innerhalb des Zeitraums, auch verspätet eingegangene Lieferantenrechnungen.
2. 2Stimmen Sie die Bank ab. Nicht abgestimmte Posten sind die übliche Ursache für fehlende Vorsteuer und doppelt erfasste Verkäufe.
3. 3Prüfen Sie die Sonderfälle. Kundenbewirtung (vom Abzug ausgeschlossen), Pkw-Käufe (in der Regel ausgeschlossen), Kraftstoff und Kilometergeld, Reverse-Charge-Einkäufe sowie alles, was nullbesteuert oder steuerbefreit statt regelbesteuert ist.
4. 4Vergleichen Sie die neun Boxes mit dem Vorquartal. Eine Box, die sich ohne erkennbaren geschäftlichen Grund um 40 % bewegt, ist meist ein Kontierungsfehler, kein Trend.
5. 5Buchen Sie Anpassungen — Kraftstoff-Pauschalzuschläge, teilweiser Vorsteuerabzug, Forderungsausfallentlastung für mehr als sechs Monate überfällige Forderungen — in das Mehrwertsteuerkonto, nicht durch Überschreiben einer Box.
6. 6Übermitteln Sie über die Software und bewahren Sie die HMRC-Bestätigung und die Übermittlungsreferenz auf.
7. 7Zahlen Sie separat. Die Einreichung zahlt nicht. Ein Lastschriftmandat wird etwa drei Werktage nach der Einreichungsfrist eingezogen; andernfalls müssen Sie die Zahlung selbst anstoßen, damit sie rechtzeitig gutgeschrieben wird.

Die Frist für Erklärung und Zahlung beträgt einen Kalendermonat und 7 Tage nach Ende des Mehrwertsteuerzeitraums — ein Quartal, das am 30. Juni endet, ist am 7. August fällig. Für Unternehmen mit Annual Accounting oder mit Vorauszahlungen gelten andere Termine; der britische Steuerfristen-Kalender listet sie auf.

Die neun Boxes einer Mehrwertsteuererklärung, erklärt

Boxes 2, 8 und 9 sind für die meisten Unternehmen außerhalb Nordirlands null. Boxes 3 und 5 werden berechnet, die Software füllt sie also aus.

Falsch gemacht werden meist 6 und 7. Box 6 enthält nicht nur Ihre regelbesteuerten Verkäufe — regelbesteuerte, ermäßigt besteuerte, nullbesteuerte und steuerbefreite Umsätze gehören alle hinein. Ein Buchhändler mit ausschließlich nullbesteuerten Verkäufen meldet jedes Pfund in Box 6 und null in Box 1. Ebenso umfasst Box 7 alle Einkäufe, auch nullbesteuerte, steuerbefreite und vom Abzug ausgeschlossene, nicht nur die, für die Sie Vorsteuer gezogen haben. Beide schließen Löhne, PAYE, National Insurance, Dividenden und Kredittilgungen aus, weil nichts davon eine Leistung ist.

Rechenbeispiel: ein Quartal von Anfang bis Ende

Ein Haushaltswaren-Einzelhändler mit Standard-Sollversteuerung, Mehrwertsteuerquartal endend am 30. Juni 2026.

Verkäufe: regelbesteuerte Waren 48.000 £ netto, Mehrwertsteuer mit 20 % = 9.600 £; nullbesteuerte Kinderkleidung 9.000 £ netto, Mehrwertsteuer 0 £.

Einkäufe: regelbesteuerte Waren und Gemeinkosten 21.300 £ netto mit 4.260 £ abziehbarer Mehrwertsteuer; nullbesteuerte Waren und steuerbefreite Versicherung 4.700 £ netto; Kundenbewirtung 500 £ netto mit 100 £ vom Abzug ausgeschlossener Mehrwertsteuer.

Die Bewirtung erscheint mit ihren 500 £ netto weiterhin in Box 7, obwohl keine ihrer Mehrwertsteuer in Box 4 gelangt, und die nullbesteuerte Kleidung hebt Box 6 auf 57.000 £, ohne etwas zu Box 1 beizutragen. Sowohl die Erklärung als auch die 5.340 £ sind bis zum 7. August 2026 fällig.

Nehmen wir nun an, die Erklärung wird pünktlich eingereicht, das Geld aber erst am 20. September 2026 gezahlt — 44 Tage zu spät:

• Tag 1 bis 15 (8. bis 22. August): keine Strafe, aber Zinsen laufen
• Erste Strafe: 3 % der an Tag 15 offenen 5.340 £, plus 3 % der an Tag 30 noch offenen 5.340 £ = 320,40 £
• Zweite Strafe: ab Tag 31, täglich auflaufend mit 10 % pro Jahr. 5.340 £ x 10 % x 14/365 = 20,48 £
• Verzugszinsen obendrauf, vom 8. August bis zur Gutschrift des Geldes

Eine Forderung von 5.340 £, die sechs Wochen zu spät gezahlt wird, kostet vor Zinsen rund 341 £. Wer bis Tag 15 überhaupt etwas zahlt oder eine Time-to-Pay-Vereinbarung trifft, beseitigt den größten Teil davon.

Wie Ihre Mehrwertsteuer-Regelung Ihre Meldung verändert

Die neun Boxes bleiben gleich. Was sich ändert, ist, wann eine Transaktion zählt und wie die Werte gebildet werden.

Die Boxes im Flat Rate Scheme verhalten sich ungewöhnlich. Box 1 ist der Pauschalsatz, angewendet auf den Bruttoumsatz inklusive Mehrwertsteuer. Box 4 ist normalerweise null; die Ausnahme sind Anlagegüter, die mehr als 2.000 £ inklusive Mehrwertsteuer kosten. Box 6 zeigt den Umsatz inklusive Mehrwertsteuer, auf den Sie den Prozentsatz angewendet haben, nicht den Nettowert.

Eine Unternehmensberatung mit dem Satz von 14,5 % stellt in einem Quartal 30.000 £ plus 6.000 £ Mehrwertsteuer in Rechnung, bei 400 £ Vorsteuer auf Gemeinkosten:

• Flat Rate: 36.000 £ x 14,5 % = 5.220 £ zahlbar
• Standard-Abrechnung: 6.000 £ − 400 £ = 5.600 £ zahlbar
• Limited Cost Business mit 16,5 %: 36.000 £ x 16,5 % = 5.940 £ zahlbar

Die Regelung spart 380 £ pro Quartal — bis der Test für das Limited Cost Business greift. Liegen Ihre Warenausgaben unter 2 % des Umsatzes oder unter 1.000 £ pro Jahr, werden Sie auf 16,5 % gesetzt und die Regelung wird schlechter als die Standard-Abrechnung. Betroffen sind Dienstleister mit fast keinen Warenausgaben. Im ersten Jahr Ihrer Registrierung gilt ein Abschlag von 1 %.

Annual Accounting erspart drei Einreichungen, nicht aber die Pflicht zu digitalen Aufzeichnungen — Sie führen weiterhin das ganze Jahr über Aufzeichnungen und melden einmal. Differenzbesteuerung erfordert ein Warenbuch mit Einkaufspreis, Verkaufspreis und Marge je Artikel; Box 1 trägt die Mehrwertsteuer auf die Marge, Box 6 den vollen Verkaufspreis abzüglich dieser Mehrwertsteuer.

Verspätete Einreichung: so funktioniert das Punktesystem

Der alte Default Surcharge ist abgeschafft. Für Mehrwertsteuerzeiträume, die am oder nach dem 1. Januar 2023 beginnen, bringt jede verspätete Erklärung einen Strafpunkt, und es wird nichts berechnet, bis Sie die Schwelle für Ihren Meldeturnus erreichen.

An der Schwelle werden 200 £ berechnet, und weitere 200 £ für jede weitere verspätete Einreichung, solange Sie dort bleiben. Ein Quartalsmelder, der viermal zu spät ist, zahlt 200 £; beim fünften Mal weitere 200 £.

Punkte verfallen. Unterhalb der Schwelle fällt ein einzelner Punkt etwa zwei Jahre nach der zugehörigen Frist weg. An der Schwelle verfallen sie nicht mehr einzeln: Sie müssen einen vollen Compliance-Zeitraum durchhalten, in dem Sie jede Erklärung pünktlich einreichen, und alle ausstehenden Erklärungen der vorangegangenen 24 Monate nachholen, bevor der Stand auf null zurückgesetzt wird.

Zwei Dinge sind wichtig. Eine Nullmeldung ist auch eine Erklärung, und wird sie zu spät eingereicht, bringt sie genauso einen Punkt wie eine über 40.000 £. Und der Punkt gilt allein der Einreichung — wer pünktlich einreicht, aber zu spät zahlt, bekommt keinen Punkt, sondern nur die unten beschriebenen Zahlungsstrafen.

Strafen und Zinsen bei verspäteter Zahlung

Verspätete Zahlung wird gesondert berechnet und richtet sich nach Verzugstagen, nicht nach Punkten.

Verzugszinsen laufen ab dem ersten Tag, zusätzlich zu den Strafen, in Höhe des Bank-of-England-Basiszinssatzes plus 4 Prozentpunkte, bis der Saldo ausgeglichen ist.

Die praktische Folge: Eine Teilzahlung ist besser als gar nichts, denn beide ersten Strafen werden auf den an genau diesen Tagen offenen Saldo berechnet. Wer den Großteil der Schuld bis Tag 15 tilgt, verkleinert beide. Dasselbe gilt für eine Time-to-Pay-Vereinbarung — sie vorzuschlagen und einzuhalten kann die Strafen mindern oder beseitigen, und eine vor Tag 15 vereinbarte Regelung wird behandelt, als wäre die Schuld damals beglichen worden. HMRC vor der Frist zu kontaktieren ist weit mehr wert als eine Erklärung danach.

Einen Fehler in einer Mehrwertsteuererklärung korrigieren

Eine einmal übermittelte Erklärung kann nicht geändert werden. Die Korrektur erfolgt auf einem von zwei Wegen, je nach Höhe des Nettofehlers — Untererklärungen verrechnet mit Übererklärungen über alle betroffenen Zeiträume.

Die gesonderte Meldung erfolgt über das Formular VAT652 oder über den Online-Fehlerkorrekturdienst von HMRC.

Eine Anpassung in der nächsten Erklärung ist nicht dasselbe wie das stille Ändern einer Zahl. Halten Sie die Korrektur mit Datum, Betrag und Grund in Ihrem Mehrwertsteuerkonto fest und passen Sie dann die betreffende Box an: Ein im Vorquartal um 3.000 £ zu niedrig erklärter Umsatz geht als Anpassung in die Box 1 des laufenden Quartals, mit einer erläuternden Notiz.

Die Frist beträgt vier Jahre ab Ende des Zeitraums, in dem der Fehler entstanden ist. Wer einen vorsätzlichen Fehler freiwillig offenlegt, statt auf die Entdeckung zu warten, senkt die von HMRC verhängte Strafe erheblich.

Befreiung, Aufbewahrung und Abmeldung

Eine Befreiung von MTD ist eng gefasst und muss erteilt werden, nicht angenommen. HMRC kann Sie befreien, wenn Ihnen der Einsatz digitaler Werkzeuge wegen Ihres Alters, einer Behinderung, einer abgelegenen Lage oder eines vergleichbaren Grundes nicht zumutbar ist; wenn Sie einem Insolvenzverfahren unterliegen; oder wenn das Unternehmen ausschließlich von praktizierenden Mitgliedern einer Religionsgemeinschaft geführt wird, deren Überzeugungen mit elektronischer Kommunikation unvereinbar sind. Der Antrag läuft über die VAT-Helpline. Zeitmangel oder eine Vorliebe für Papier sind keine Gründe. Eine bestehende Befreiung von der Online-Mehrwertsteuererklärung wurde automatisch übernommen.

Aufbewahrung. Mehrwertsteuer-Aufzeichnungen müssen sechs Jahre ab Ende des Zeitraums aufbewahrt werden, auf den sie sich beziehen, und diese Pflicht überdauert die Abmeldung und die Schließung des Unternehmens. Digitale Aufzeichnungen müssen durchgehend lesbar bleiben, exportieren Sie also alles vollständig, wenn Sie die Software wechseln — der Zugang zu einem alten Abonnement ist nicht garantiert.

Abmeldung. Sie können sich freiwillig abmelden, sobald der steuerpflichtige Umsatz unter die Schwelle von 88.000 £ fällt, und Sie müssen sich abmelden, wenn Sie keine steuerpflichtigen Leistungen mehr erbringen oder das Unternehmen endet. Der Antrag läuft online, in der Regel über das Formular VAT7; danach reichen Sie eine Schlusserklärung bis zum Datum der Löschung ein. Darin müssen Sie Mehrwertsteuer auf noch vorhandene Waren und Anlagegüter erklären, für die Sie Vorsteuer gezogen haben, wenn der Gesamtbetrag 1.000 £ übersteigt. Die MTD-Pflichten laufen, bis die Registrierung tatsächlich gelöscht ist — eine währenddessen fällig werdende Erklärung geht also weiterhin über Software.

Ihre Mehrwertsteuererklärung mit Marchant einreichen

Marchant wird für britische mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen entwickelt und startet im November 2026. Die Mehrwertsteuererklärung soll aus den Aufzeichnungen selbst entstehen, statt zum Quartalsende neu zusammengesetzt zu werden: Bank-Feeds, Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Ausgaben landen in einem Hauptbuch, sodass die digital zu haltenden Daten laufend erfasst und nicht später übertragen werden. Das löst das Problem der digitalen Verknüpfungen strukturell — kein Export, kein Übersichtsblatt, kein Kopieren und Einfügen, weil die Daten das System nie verlassen.

Die Maske für die Mehrwertsteuererklärung zeigt jede Box mit einer Aufschlüsselung nach Steuersatz und den dahinterliegenden Transaktionen, sodass Sie vor der Übermittlung prüfen und nicht danach. Die Standard-Sollversteuerung wird direkt aus dem Hauptbuch berechnet; Istversteuerung und das Flat Rate Scheme lassen sich im Workspace auswählen, fließen aber noch nicht in die Box-Berechnungen der Erklärung ein. Die Übermittlung baut auf der MTD-API von HMRC auf; unsere Aufnahme in die Liste der von HMRC anerkannten Software läuft und soll vor dem Start abgeschlossen sein. Zum Vergleich mit Ihrer aktuellen Lösung: so schneidet Marchant im Vergleich zu FreeAgent ab.

Unser kostenloser MTD-Checker sagt Ihnen, welche MTD-Regime für Sie gelten, und die Seiten Funktionen und Preise zeigen, was sonst geplant ist. Wenn Sie außerdem Selbstständiger oder Vermieter sind, behandelt unser Leitfaden zu MTD for Income Tax das ab April 2026 startende Regime der vierteljährlichen Updates.